هل لا زالت مؤسستك تعتمد في معاملاتها وخطاباتها مع العملاء والجهات الأخرى على الأوراق بشكل كامل؟
إن عملية التخلص من الأوراق والانتقال إلى التعاملات الإلكترونية تبدو عملية مغرية كثيراً للمؤسسات التي تطمح لتقليل النفقات العامة وزيادة الإنتاجية وتسريع الأعمال، حيث أن استمرار نظام العمل المستند إلى المعاملات الورقية في أي مؤسسة في العالم الرقمي الذي نعيشه اليوم يُنذر بكارثة قريبة ستواجهها ، فكيف لمؤسسة ما تعتمد على الورقيات بشكل كامل في هذا العصر مواكبة رُكب التحول الرقمي والصمود أمام منافسيها؟ هل فكرت أيضاً في العجز الذي سيواجه المؤسسة ويمنعها من تلبية طلبات وتوقعات عملائها المرتفعة والمتناسبة مع التقدم الهائل الذي حملته تقنيات التحول الرقمي؟
العميل في هذا اليوم يطمع بحصوله على المعلومات والردود والخدمات بشكل فوري.كيف يكون ذلك ممكناً؟!
إن عملية الانتقال لبيئة عمل لاورقية Paperless سيعود على المؤسسة بفوائد عظيمة، وسنبدأ مقالنا بالتعرف على معنى بيئة العمل اللاورقية.
إذاً، ما المقصود في بيئة العمل اللاورقية ؟
هي بيئة عمل يتم فيها التخلص من استخدام الورق أو تقليله بشكل كبير. يتم ذلك عن طريق تحويل المستندات والأوراق الأخرى إلى شكل رقمي، وهي عملية تعرف بالرقمنة.
من الفوائد التي ستحصل عليها في مؤسستك نتيجة “عدم استخدام الورق”: توفير المال ، تعزيز الإنتاجية ، سهولة أكبر في التوثيق ومشاركة المعلومات ، الحفاظ على المعلومات بشكل أكثر أماناً ، فضلاً عن المساهمة في الحد من تلوث البيئة والحفاظ على الحياة البرية وغابات الأرض.
أهمية التحول إلى التعاملات الإلكترونية للمؤسسات
سنقدم لكم في هذا المقال فوائد التعاملات اللالكترونية من خلال سبعة أسباب مقنعة للتحول لاستخدام المعاملات الإلكترونية وهي كالآتي:
أولاً: توفير الوقت
هل سبق وأن شعرت بالإرهاق والملل وبأن وقتك يضيع سدىً أثناء بحثك عن معاملة ورقية بين أكوام الأوراق المكدسة على مكتبك أو رفوف وخزائن المؤسسة؟
من المؤكد أن توفير الوقت في أداء الأعمال اليدوية الشاقة المعتمدة على الأوراق سينعكس بشكل إيجابي على المؤسسة..
تقول 43٪ من المؤسسات أن عدم القدرة على العثور على المعلومات الصحيحة في سجلات العملاء لا يزال يمثل مشكلتهم الرئيسية. فتجد أن المسؤولون عن خدمة العملاء في المؤسسات التي تعتمد على الأوراق حتى اليوم يضيّعون وقتاً ثميناً في جمع أو مجرد العثور على المعلومات اللازمة للإجابة على أسئلة العميل! ومن المؤكد أن العملاء سئمت انتظار الإجابات والردود.
حالما تعمل على تحويل مؤسستك للرقمنة والتخزين الإلكتروني لمستنداتك ومعاملاتك، يمكنك الاستجابة للعملاء بشكل أسرع وسيشعرون أنهم يتعاملون مع شركة محترفة ومبتكرة.
هذا الأمر سيضعك في الخطوط الأمامية في المنافسة لحصول عملائك على الخدمات بجودة أفضل.
ثانياً: تطوير عمليات الإدارة وإمكانية الوصول
يتيح الانتقال لأنظمة المعاملات الرقمية إمكانية إنشاء مستويات مختلفة من الصلاحيات والوصول لتلك المعاملات بين موظفي المؤسسة وإدارتها بشكل أكثر فعالية.
توفر أنظمة إدارة المعاملات الإلكترونية إمكانية تحديد المستخدمين المصرح لهم بالوصول إلى المعاملات المختلفة واستخدامها وأتمتة سير العمل لتلك المعاملات ضمن أقسام المؤسسة.
لا مزيد من إرسال المستندات الورقية إلى موظفيك، ليس عليك إلا منحهم القدرة على فحص ورؤية نفس الملفات كما تفعل. لا يؤدي هذا إلى إدارة إمكانية الوصول فحسب، بل إنه يجعل الأمور أكثر سهولة عندما تريد أن يستعرض أكثر من مستخدم نفس النوع من المعاملات الإلكترونية.
ثالثاً: نتائج أكثر قابلية للقياس
إن أتمته سير العمل لاتصالاتك ومعاملاتك الإلكترونية سيوفر لك أشكالاً إضافية من البيانات والتي يمكنك استخدامها لقياس النتائج التي تحصل عليها من الأدوات والأنظمة والعمليات الموجودة لديك حالياً.
تتنوع البيانات التي قد تكتشفها جراء استخدامك لأنظمة المعاملات الالكترونية ومن ضمنها:
- نقاط الضعف في عملياتك الداخلية أو الخارجية: حالما تقوم باكتشاف هذه البيانات ستتمكن من البحث عن طرق لتحسينها
- معرفة كيفية تصرف الموظفين عند مرور المعاملة لهم: وهذا يساهم في تحديد أفضل الموظفين لديك واكتشاف التقصير لتنطلق في معالجته بشكل أسرع
- معرفة الوقت الذي تستغرقه المعاملات المختلفة وتقديم تقديرات زمنية صحيحة للعملاء لانتهاء معاملاتهم
رابعاً: جعل العمليات أكثر بساطة
يسمح استخدام المؤسسات لأنظمة إدارة المعاملات الإلكترونية بتبسيط العديد من عمليات الأعمال المعتادة في المؤسسة.
على سبيل المثال: لن يتطلب نقل البيانات التي يحتاجها المستخدمون سوى بضعة أزرار متى احتاجوا إلى ذلك. لنفترض أن الموظفين في مؤسستك يحتاجون إلى طلب البضائع وتفويض الفواتير لمنتجات مختلفة. إن استخدام نظام رقمي سيؤدي بكل تأكيد إلى تقليل المتاعب حيث سيتعامل الموظفون مع المعاملات الإلكترونية المنظمة وليس مع أكوام من الأوراق التي تغطي مكاتبهم.
خامساً: توفير الأمان والحماية
ما يميز أنظمة الإدارة الرقمية هو أنها تمكنك من تخزين جميع ملفات ومعاملات مؤسستك على خوادم آمنة، حيث تقدم بعض الأنظمة مستويات رائعة من الحماية من خلال منع الأشخاص غير المصرح لهم بالاطلاع على المعاملات والملفات الإلكترونية، فضلاً عن استخدام عمليات متقدمة أخرى من الحماية والتي تتضمن عمليات التشفير باستخدام خوارزميات متقدمة والمصادقة الثنائية وغيرها من الأساليب التي تجعل معاملاتك محمية من الاختراق أو التخريب أو التسريب، فضلاً عن حمايتها من التلف أو الفقدان او الضياع.
سادساً: الوصول إلى المعاملات من أي مكان
سيتمكن موظفوك من الوصول إلى المعاملات الإلكترونية مباشرة من أجهزة الكمبيوتر دون
الحاجة إلى مغادرة مكاتبهم والبحث في خزائن الملفات.
كما أنك ستتمكن من مشاركة المعاملات والملفات الإلكترونية مع الأطراف المعنية من خلال خدمات البريد الآمن أو الشبكات المشفرة. لذلك، فإن بيئة العمل اللاورقية توفر النقود وكذلك تعزز الإنتاجية!
سابعاً: موظفون أكثر تركيزاً وسعادة
يعتبر موظفو المؤسسة العمود الفقري لها، فوصولك لتحقيق سعادة الموظفين بالعمل الذي يقومون به يعتبر ميزة كبيرة لأتمتة اتصالات الأعمال. فأتمتة العمليات والتخلص من الاعمال اليدوية الشاقة والتعاملات الورقية تساهم بشكل كبير في تحسين الحالة المزاجية لموظفيك فهذه الطريقة من العمل تخلص الموظفين من عدد من المهام الطائشة التي كان عليهم في السابق القيام بها بأنفسهم.
هذا يجعل الموظفين أكثر تركيزاً على ما تم توظيفهم من أجله وبالتالي مساعدة أعمال المؤسسة على النمو.
الخلاصة: تعتبر إعادة هندسة إجراءات عملك وأتمتتها أمراً بالغ الأهمية طالما كنت ترغب الاستمرار في النمو وتلبية احتياجات عملائك وكذلك احتياجات موظفيك. في هذه الأيام، اعتاد الناس على الراحة والسرعة في الوصول إلى المعلومات في متناول أيديهم، و لكي تظل قادراً على المنافسة، تحتاج إلى معرفة كيفية التكيف مع هذه المتطلبات الجديدة.
يعتبر الانتقال إلى استخدام أنظمة الاتصالات الإدارية والمعاملات الإلكترونية والتخلص من بيئة الاعمال الورقية قدر الإمكان أحد أهم الأساليب التي يمكنك البدء بها لتكون مؤسستك مهيئة للنجاح في عملية التحول الرقمي والتي لا بد أن تمضي بها في القريب العاجل.
هل تبحث عن نظام ملائم لإدارة الاتصالات والمعاملات الالكترونية؟
RMG تقدم لكم النظام المناسب،الأكثر سهولة وأمان!
نظام الاتصالات الإدارية والمعاملات الالكترونية المقدم من RMG هو نظام معاملات متخصص يتولى تحويل المعاملة بين المستخدمين أو الموظفين المعنيين وفق قواعد ومسارات محددة، لتحسين جودة العمليات والخدمات وتسهيل العمل على الموظفين وتوفير مؤشرات أداء تُعين على تحسين الجودة.
الأسئلة الشائعة حول ضرورة التحول إلى المعاملات الإلكترونية
المعاملات هي مجموعة الإجراءات والعمليات والأنشطة التي يقوم بها الموظفون داخل الجهة أو المؤسسة للخروج بمخرج معين. في العادة تتم هذه المعاملات من خلال نماذج ورقية أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني. المعاملات الإلكترونية أو أتمتة المعاملات يقصد بها أن يتم تحويل تلك المعاملات إلى صيغة إلكترونية من خلال نظام معاملات متخصص يتولى تحويل المعاملة بين المستخدمين أو الموظفين المعنيين وفق قواعد ومسارات محددة، لتحسين جودة العمليات والخدمات وتسهيل العمل على الموظفين وتوفير مؤشرات أداء تعين على تحسين الجودة.
هو بيئة عمل يتم فيها التخلص من استخدام الورق أو تقليله بشكل كبير. يتم ذلك عن طريق تحويل المستندات والأوراق الأخرى إلى شكل رقمي، وهي عملية تعرف بالرقمنة.
من الفوائد التي ستحصل عليها في مؤسستك نتيجة “عدم استخدام الورق”، توفير المال ، تعزيز الإنتاجية ، ويجعل التوثيق ومشاركة المعلومات أسهل ، ويحافظ على المعلومات بشكل أكثر أمانًا ، فضلاً عن انه يساعد البيئة.
إذا كانت مؤسستك تعتمد بشكل أساسي في تواصلها مع الجهات والمؤسسات الأخرى على الخطابات أو المراسلات الورقية، سواء بإنشاء الخطابات الصادرة أو باستقبال الخطابات الواردة، فإنك في الغالب ستحتاج إلى نظام اتصالات إدارية لتنظيم وتتبع تلك الخطابات وإنشاء المهام وطلب الاعتمادات من المستخدمين المعنيين.
وعدم وجود نظام لإدارة المعاملات في تلك الحالة قد يؤدي لعدة مخاطر، مثل، تأخّر الرد على الخطابات الواردة ومعالجتها، وصعوبة البحث في المراسلات القديمة، وضياع الأصول الورقية للوثائق أو تلفها، ممّا قد يترتب عليه في كثير من الأحيان خسائر مالية.
أيضا إذا كانت مؤسستك تعاني من تأخر المعاملات الداخلية وصعوبة تعاملها، أو عدم شمول الأنظمة الأخرى، مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، لكل الإجراءات في مؤسستك، فأنت تحتاج إلى نظام معاملات إلكترونية لإدارة سير العمليات لديك بشكل فعّال.
