تعد استمرارية الأعمال جزءًا لا يتجزأ من الحفاظ على استقرار المؤسسات وضمان قدرتها على مواجهة التحديات والاضطرابات التي قد تعترض طريقها.
في ظل الظروف المتغيرة والمخاطر المتعددة التي يمكن أن تهدد سير العمل، يصبح التخطيط المحكم لاستمرارية الأعمال أمرًا حتميًا، خاصة في قطاع الرعاية الصحية حيث تكون سلامة المرضى واستمرارية الخدمات في صدارة الأولويات.
في هذا المقال، نسلط الضوء على أهمية وضع خطة استمرارية الأعمال الشاملة التي تغطي جميع المخاطر المحتملة، ونوضح كيفية تطوير وتنفيذ هذه الخطة لضمان استمرارية الرعاية الصحية والامتثال للمعايير التنظيمية.
سنستعرض أيضًا استراتيجيات التخفيف والتعافي التي تمكن المؤسسات الصحية من الاستعداد والاستجابة بفعالية للأزمات، والعودة إلى العمليات الطبيعية بأسرع وقت ممكن.
دليل خطة استمرارية الأعمال للمؤسسات الطبية
خطة استمرارية الأعمال تشير إلى خطة شاملة تشمل جميع المخاطر التي تتناول كامل نطاق ودرجة التهديدات من المصادر الطبيعية والبشرية والتقنية، والإجراءات المطلوبة للاستجابة والتعافي واستعادة واستئناف الأنشطة إلى مستوى الخدمة المحدد مسبقًا خلال وبعد الحادث.
بالنسبة المؤسسات الصحية، تهدف استمرارية الأعمال إلى تقليل تأثير الحوادث المزعجة على استمرارية خدمات الرعاية الصحية وسلامة المرضى، مع الحفاظ على عمليات سلسة وغير منقطعة، وكذلك الامتثال للوائح التنظيمية.
يقدم هذا الدليل المؤسسات الصحية إرشادات مساعدة للاستعداد لما يلي:
- الحفاظ على استمرارية الرعاية اللازمة.
- ضمان سلامة المرضى وسهولة الوصول إلى الرعاية.
- صياغة خطة استمرارية أعمال شاملة ومعيارية تأخذ في اعتبارها العمليات الأساسية والموظفين والموارد، بما في ذلك الشركاء الخارجيين، المطلوبة للتعامل مع الحدث – تقديم الخدمة، الإشراف على الاختبارات، والمتابعة لجميع الخطط.
- تحديد مجالات الضعف في العمليات التجارية.
- تقليل الوقت المطلوب وعملية اتخاذ القرار الحاسم لجميع المهنيين الصحيين خلال حادث مزعج.
- تسريع استعادة الخدمات الأساسية.
نطاق تطبيق دليل استمرارية الأعمال للمؤسسات الطبية
يشمل نطاق تطبيق دليل الاستمرارية الخدمات والوظائف الأساسية المهمة والأنشطة الضرورية والعاجلة التي يجب أداؤها باستمرار أو استئنافها بسرعة بعد حادث طارئ.
يتم تطوير واستخدام خطة استمرارية الأعمال للمؤسسات الطبية في حالة حدوث انقطاع كبير، ولكن مؤقت نسبيًا في الخدمات المُقدمة، لتوجيه أقسام رعاية المرضى إلى ما يلي:
- تقييم وتحديد أولويات زمن التعافي لجميع الخدمات والأقسام والوظائف للمساعدة في التخطيط وتنفيذ التعافي.
- التخطيط لاستمرارية أساسية لتحديد التوظيف المناسب، والاتصالات، والتدريب، والسجلات الأساسية، والمرافق، والمتطلبات الأخرى.
- الحفاظ على خطة تحدد الوظائف الأساسية لكل قسم، والتوظيف، والسجلات الأساسية، والتطبيقات الأساسية، والمعدات، والإمدادات.
وبشكل عام، يعتمد تنفيذ خطة الاستمرارية لكل قسم على احتياجات واعتبارات الحادث الفعلي والموارد المتاحة.
الإجراءات الأساسية في دليل استمرارية الأعمال
1- تحديد المسؤولية، الأدوار، والمهام
تشير المسؤولية إلى القدرة على تأسيس مهارات التواصل الإيجابية مع موظفي المنشأة للحصول على دعمهم وتعاونهم في تطوير وتحديث وتنفيذ الخطة.
يتكون فريق تخطيط استمرارية الأعمال من مجموعة من الموظفين المختلفين الذين يقودون ويبنون خطة استمرارية الأعمال، ويقومون بمراجعة الخطة المنتهية مع جميع الأقسام والمؤسسة لضمان الدقة.
كما يقوم الفريق أيضًا بتقييم واختبار، ومراجعة، وتحديث الخطة بعد الانتهاء منها، ويجب أن يتألف الفريق من عضو واحد على الأقل من كل قسم من مختلف أقسام المؤسسة، كما يلي: –
- الرئيس: الإدارة العليا للمنشأة أو التنفيذي
- مدير العمليات السريرية: مدير التمريض و(أو) الخدمات المساعدة.
- منسق استمرارية الأعمال.
- منسق إدارة الطوارئ.
- مدراء من الأقسام التالية: سلسلة الإمداد الطبية، الصيدلية، سلامة المرافق، الخدمات المالية، الموارد البشرية، وتقنية المعلومات.
- ممثل إدارة المخاطر.
ملاحظة: في المراكز الصحية الصغيرة، قد لا يكون من العملي أن يكون هناك عضو من كل قسم، وقد يُطلب من أفراد من أقسام معينة حضور اجتماعات محددة حيث تكون أفكارهم وإضافاتهم ضرورية.
2- تطوير خطة استمرارية الأعمال
تتضمن عمليات تطوير خطة استمرارية الأعمال مجموعة من العناصر الأساسية اللازمة للحصول على خطة فعالة، ويمكننا أن نذكر أبرز هذه العناصر في نقاط بإيجاز كما يلي:
- التخطيط والرقابة التشغيلية
- تحليل تأثير الأعمال وتقييم المخاطر
- استراتيجية استمرارية الأعمال / القيادة
- إنشاء وتنفيذ إجراءات
- اختبار خطة الاستمرارية
أ. التخطيط والرقابة التشغيلية
يعتبر التخطيط والرقابة التشغيلية الفعالة قبل وأثناء وبعد الحادث المزعج من أهم العناصر الأساسية لإدارة استمرارية الأعمال. هنا نشير إلى ضرورة أن يقودها مسؤول يتم ترشيحه من قبل الإدارة العليا للمؤسسة الطبية.
يتم تحديد تفعيل خطة الاستمرارية بناءً على نطاق وحجم الحادث وتأثيره على المؤسسة، ومن الضروري هنا أن يتم التعامل مع وظائف وعمليات المؤسسة بمرونة وتنسيق وتركيز على الأولويات الأساسية لضمان تحقيق ما يلي:
- صحة وسلامة وأمن ورفاهية الأفراد، والمرضى، والزوار، والمتطوعين.
- الحفاظ على استمرارية العمليات الحرجة والخدمات الأساسية كإجراء للحفاظ على الحياة وتقليل الإصابة والوفيات.
- قد يتم إعادة تعيين الموظفين إلى مهام أخرى حسب الضرورة خلال الحادث.
- حماية الموارد وقد يكون من الضروري مشاركة الموارد مع مستشفيات أخرى، وشركاء الرعاية الصحية، ووكالات الاستجابة.
- ستقوم المؤسسة بالحفاظ على الاتصالات والتعاون والتنسيق مع الشركاء المجتمعيين.
ب. تحليل تأثير الأعمال وتقييم المخاطر
يمكن فهم الأولويات والمتطلبات الأساسية لاستمرارية الأعمال للمستشفيات والمؤسسات الطبية من خلال القيام بتحليل تأثير الأعمال والذي يحقق الكثير من الفوائد للمؤسسات الطبية، ومن أبرزها على سبيل المثال:-
- تحليل تأثير الأعمال يسمح للمؤسسة بتحديد أولويات استمرار الأنشطة التي تدعم خدماتها.
- تقييم المخاطر يعزز فهم المخاطر للأنشطة ذات الأولوية واعتمادها والآثار المحتملة للحوادث المزعجة.
- يمكن أن يساعد تحليل تأثير الأعمال المؤسسات الطبية على تقييم المخاطر وفي اختيار استراتيجيات استمرارية الأعمال المناسبة.
ج. استراتيجية استمرارية الأعمال
تمكن عملية تحديد وتقييم مجموعة متنوعة من خيارات استراتيجيات استمرارية الأعمال المؤسسات الطبية من تحقيق ما يلي:
- اختيار الطرق المناسبة لمنع انقطاع الأنشطة ذات الأولوية والتعامل مع أي اضطرابات تحدث.
- توفير استمرار الأنشطة بمستوى مقبول من التشغيل والأوقات المحددة.
- إظهار الالتزام والقيادة في تنفيذ سياسة وأهداف استمرارية الأعمال.
د. إنشاء وتنفيذ إجراءات استمرارية الأعمال
يساعد تطبيق إجراءات واستراتيجيات استمرارية الأعمال على تحقيق ما يلي:
- إنشاء هيكل استجابة للحوادث وتوضيح الإجراءات الفورية المتخذة للاستجابة للحادث من حيث الاستيعاب، والتحكم، وتقليل الآثار.
- دعم اكتشاف واستجابة الحوادث.
- الأنشطة التي تُتخذ للتعافي من الحادث لتقليل الاضطراب وأوقات التعافي.
- تطوير خطط وإجراءات استمرارية الأعمال للعودة إلى “الأعمال كالمعتاد”.
هـ. التدريب والاختبار
يجب أن يكون التدريب والاختبار جزء من خطة الاستمرارية للحفاظ على العمل الذي أنجزه الفريق من خلال الاختبار والمراجعة وتحديث العمليات كما يلي:
يجب على القيادة التنظيمية أن تطلب التدريب بشكل دوري، مع التأكد من وجود خطط لتدريب الموظفين الحاليين والجدد خلال عملية الإعداد وأن يتم إبلاغ جميع الموظفين بوجودها وأدوارهم ضمن البرنامج.
- يتحمل فريق استمرارية الأعمال المسؤولية عن التأكد من تنفيذ وتوثيق التدريب والتجربة
- يجب أن يحدد إطار التدريب:
- كيفية تدريب الموظفين (بما في ذلك تكرار التدريب)؟
- أي موظفين سيتلقون التدريب على مواضيع محددة؟
- الإجراءات والخدمات التي يجب على المؤسسة الحفاظ عليها.
يجب أن تتم التدريبات والتمارين قبل التحديث المطلوب للخطة حتى يتم إدراج الدروس المستفادة في التحديث.
وبشكل عام، تخضع خطة الاستمرارية للمراجعة المخططة كجزء من عملية مراجعة سياسات المؤسسة. ومع ذلك، قد تكون هناك تحديثات مطلوبة في الفترة الزمنية بين ذلك نتيجة للتعديلات أو إصدار متطلبات تشريعية جديدة أو إرشادات أو تغييرات داخلية.
أبرز 9 استراتيجيات لتخفيف آثار الحوادث المزعجة والأحداث الطارئة للمؤسسات الطبية :
- تحديد الإجراءات الأساسية للمرضى وفقًا للأولوية.
- تعزيز الهياكل الداخلية والخارجية.
- تطوير دعم طرف ثالث احتياطي.
- تطوير أنظمة وإجراءات احتياطية لأجهزة الحاسب الآلي والبرمجيات.
- دعم العمليات التجارية للمؤسسة الصحية:
- تطوير إجراءات لتضمين مخزون مناسب من المعدات الأساسية.
- الحفاظ على إمدادات كافية.
- تطوير بدائل للانقطاعات في الطاقة، والاتصالات، والمرافق.
- توفير بدائل للتوظيف، والبيانات والسجلات، واستعادة المعلومات.
3- استراتيجيات تخفيف الآثار
تشير استراتيجية التخفيف إلى الاستراتيجيات التي تساعد المؤسسات الطبية على الاستعداد وتقليل التأثير السلبي على عملياتها من الحوادث المزعجة.
وبعد الانتهاء من تحليل تأثير الأعمال لجميع الأقسام داخل المؤسسات الطبية، يجب على فريق استمرارية الأعمال تطوير استراتيجيات وإجراءات التخفيف لحماية المؤسسات الطبية.
ومن أبرز هذه الاستراتيجيات ما يلي:-
- الإجراءات الأساسية للمرضى وفقًا لطرق الأولوية.
- تعزيز الهياكل الداخلية والخارجية.
- تطوير دعم طرف ثالث احتياطي.
- تطوير أنظمة وإجراءات احتياطية لأجهزة الحاسب الآلي والبرمجيات.
- دعم العمليات التجارية للمؤسسة الصحية:
- تطوير إجراءات لتضمين مخزون مناسب من المعدات الأساسية.
- الحفاظ على إمدادات كافية.
- تطوير بدائل للانقطاعات في الطاقة، والاتصالات، والمرافق، والتوظيف، وكذلك البيانات والسجلات، واستعادة المعلومات.
4- استراتيجية التعافي
تشير استراتيجية التعافي إلى الاستراتيجيات التي تساعد المؤسسات الطبية على التعافي من الحوادث المزعجة والعودة إلى تشغيل العمليات بشكل طبيعي.
تحتاج المؤسسات الطبية إلى خطة طوارئ مرنة وقابلة للتنفيذ قبل الحادث المزعج لـ:
- تحديد العمليات والموظفين الحاسمين من تحليل تأثير الأعمال الخاص بك للمشاركة في التعافي من كل وظيفة حاسمة.
- ترتيب القائمة وفقًا للإطار الزمني الذي سيطلب فيه كل موقف أثناء الانتقال نحو التعافي الكامل.
- تحديد تدابير التخفيف وكذلك الإجراءات الفعالة والفعالة للاستجابة والتعافي للحفاظ على العمليات التجارية.
نظام أجود: الحل المثالي لتطوير استمرارية الأعمال للمؤسسات الطبية
مع “أجود”، تصبح استمرارية الأعمال أكثر من مجرد هدف، بل واقع ملموس.
يتميز النظام بتقنياته المتطورة التي تمكن المؤسسات من استشراف المخاطر وتقييم نقاط الضعف، مما يتيح لها تقوية استجابتها ومرونتها أمام الأزمات.
من خلال خطط الطوارئ الشاملة واستراتيجيات الاسترداد الفعالة، يضمن “أجود” الحفاظ على سير العمليات بسلاسة حتى في أصعب الظروف.
ولأن اتخاذ القرارات السريعة والدقيقة هو العنصر الأساسي في إدارة الأزمات، يقدم النظام تقارير تحليلية دقيقة ولوحات أداء تفاعلية تساعد القادة على اتخاذ قرارات استراتيجية في اللحظات الحرجة.
بفضل قابليته للتكامل مع أنظمة أخرى وتوفير معايير مخصصة، يلبي “أجود” احتياجات المؤسسات الحكومية بكفاءة عالية ومرونة لا مثيل لها.
مع “أجود”، لا تكتفي المؤسسات بالاستعداد للأزمات، بل تتفوق في مواجهة التحديات وضمان استمرارية أعمالها بثقة وقوة.
