5خطوات مهمة لخطة تدريب الموظفين في مؤسستك

إن وجود موظف واحد غير مسؤول ولا تتم متابعته من قبل الإدارة قد سيكون سبباً في تعرض المؤسسة لحوادث أمنية تؤدي لتسريب أو إتلاف بيانات حساسة ضمن المؤسسة أو تخريب في أنظمة المؤسسة وشبكاتها، ولا بد لمدراء الأمن السيبراني في المؤسسة تحمل مسؤولياتهم تجاه هذا الموضوع من خلال تطبيقهم لأفضل ممارسات الحماية وقد نشرنا مسبقا مقال يتحدث عن 6 من أفضل ممارسات الأمن السيبراني لحماية مؤسستك، وكانت إحدى أهم هذه الممارسات هي عملية تدريب الموظفين.

فئات التدريب والتطوير للموظفين

إن تدريب الموظفين هو برنامج يساعد الموظفين على تعلم معرفة أو مهارات محددة لتحسين الأداء في أدوارهم الحالية، وهناك العديد من فئات التدريب المختلفة التي يمكن للموظفين إجراؤها داخل مكان العمل أو خارجه، بما في ذلك:

1.    التدريب على الإدارة

يمكن أن يخضع الموظفون للتدريب على مستويات مختلفة من الإدارة حالما يتم ترقيتهم لمناصب إدارية أو رفيعة المستوى في المنظمة.

هذا النوع من التدريب يهدف إلى إعداد الموظفين للمسؤوليات الإضافية الأعلى التي سيتحملون مسؤوليتها في المنظمة.

2.    تدريب المبيعات

هذا التدريب يهدف لصقل مهارات الموظفين في بيع وتسويق منتجات وخدمات الشركة.

غالباً يكون هذا التدريب موجهاً للعاملين في مجالات المبيعات والتسويق ضمن المؤسسة.

3.    التدريب أثناء العمل

عندما يبدأ الموظف عمله في الشركة لأول مرة، فلا بد أن يتلقى تدريبًا أثناء العمل يساعده في معرفة ما هو متوقع منه بالإضافة إلى المهارات الوظيفية اللازمة لمنصبه الجديد.

4.    مخطط التوجيه

هذا التدريب يكون في حالة الموظفين المبتدئين، حيث قد يُطلب من الموظفين العمل تحت إشراف مشرف أو مدير متمرس من أجل معرفة المزيد عن وظيفتهم واكتساب خبرة أولية للعمل في مؤسسة.

5.    التدريب الداخلي

تجري معظم المنظمات مستويات مختلفة من التدريب الداخلي لموظفيها.

أحد الخيارات هو أن يكون لديك أعضاء من ذوي الخبرة في مؤسستك يعملون كمدربين، والآخر هو إحضار مدرب خارجي للمساعدة في تعليم الموظفين أو المدراء مهارات أو قدرات محددة.

بحال كنت تبحث عن شركة خارجية مختصة في تقديم تدريبات للموظفين في المؤسسات، فيمكنك الاستعانة بشركة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG والتي لديها الكثير من التجارب بالتعاون مع نخبة من أفضل المختصين في مجالات مختلفة بتقديم ورشات تدريبية في المؤسسات ضمن المملكة، ويمكنك طلب تدريب من الشركة مباشرة من هنا.

6.    الدراسة الشخصية

يمكن للموظفين أيضًا تكريس أنفسهم للدراسة الشخصية للتدريب على موضوع معين يثير الاهتمام.

هناك العديد من المواد المرجعية الجيدة المتاحة على الإنترنت والتي يمكن أن تكون مفيدة في هذه الحالة.

7.    التدريب المختلط

يتضمن ذلك مشاركة الموظفين في التدريب الذي يجمع بين التدريب الداخلي والتعلم عبر الإنترنت.

الخطوات الخمس الرئيسية لتخطيط برنامج تدريب الموظفين الفعال

هذ القسم من المقال موجه للمدراء والمسؤولين عن عمليات التدريب ضمن المؤسسات لتوجيههم للتخطيط لبرامج تدريب الموظفين، سنوجهك عبر خمس خطوات لتطوير برنامج تدريبي، واستكشاف ما يجب فعله وما لا يجب فعله لإنشاء خطة تدريب شاملة للموظفين.

1.    اكتشف ما تحتاج إلى تعليمه

قبل أن تبدأ العمل على خطة التدريب الخاصة بك، تحتاج إلى الوصول لفهم واضح لاحتياجات شركتك التدريبية.

ستندرج هذه الاحتياجات عمومًا في واحدة من ثلاث فئات:

• المهارات التي يمتلكها موظفو المؤسسة الحاليين وتحتاج إلى تعليمها للموظفين الجدد
• المهارات التي يجب أن تكتسبها القوى العاملة في المؤسسة لتحسين تدفقات العمل الحالية
• المهارات التي يحتاجها موظفوك لدعم منتج أو سوق جديد

عادةً ما يلبي تدريب ما قبل التوظيف، والتأهيل وتدريب الموظفين الجدد الفئة الأولى، بينما يتناول تدريب الموظفين المنتظم الفئة الثانية والثالثة.

لا تحاول تخمين احتياجات تدريب موظفي شركتك، بل امضي مباشرة في التفاعل مع صانعي القرار في شركتك للتعرف على خطط الشركة، والتحدث مع الموظفين المنتظمين لفهم مهاراتهم الحالية واحتياجاتهم التدريبية.

لا تتوقع من صانعي القرار أو الموظفين اللذين تواصلت معهم أن يقدموا منهج تدريبي كامل من أجلك، بل عليك أن تستخدم المعلومات التي جمعتها أثناء تواصلك وطرح استفساراتك عليهم، اجمعها مع حدسك لمواءمة أهداف التدريب مع حوافز الأعمال.

2.    قم بجرد موارد التدريب الخاصة بك

لا شك أنك ستحتاج أكثر من قائمة بالاحتياجات التدريبية لبناء خطة تدريب الموظفين، حيث أنك ستحتاج إلى معرفة الموارد المتاحة لديك، وما هي ميزانيتك، ومقدار الدعم التنظيمي الذي يمكن أن تتطلع إليه في تنفيذ خطة تدريب الموظفين وتطويرهم.

سنذكر لك الآن قائمة مرجعية لموارد التدريب والتي عليك التفكير بها واستخدامها في خطتك:

• هل توجد مواد تدريبية حالية يمكنك إعادة استخدامها (مستندات Word، والعروض التقديمية، ومقاطع الفيديو ..الخ)؟
• هل لديك المعرفة والموارد الداخلية (منشئو المحتوى، ومعدات الفيديو، وما إلى ذلك) المطلوبة لبناء المحتوى التدريبي الخاص بك؟
• هل لديك ميزانية لتوظيف خبراء تدريب لإنشاء محتوى تدريب مخصص لشركتك؟
• هل هناك دورات تجارية متوفرة تغطي بعض احتياجاتك التدريبية؟
• هل يمكنك الاستفادة من الكثير من موارد التدريب المتاحة مجانًا عبر الإنترنت؟

إذا كنت ترغب في تنظيم برنامج تدريب الموظفين بشكل صحيح، فستحتاج إلى وضع إجابات لهذه الأسئلة، فهذا سيساعدك أيضًا على التخطيط لإنشاء المحتوى بشكل أكثر فعالية.

 وقت الموظف والشركة هو أيضًا مورد محدود.

اسأل الموظفين عن مقدار الوقت الذي يمكنهم تخصيصه لدراستهم في برنامج التدريب، فلا بد لك أن تأخذ إجاباتهم في عين الاعتبار عند تصميم منهجك التدريبي.

فكل من مناوبات الموظف في العمل، واختلافات المنطقة الزمنية، وساعات العمل في أوقات الذروة، هي عوامل مهمة جداً لتضعها في حسابك عند وضع جداول التدريب الخاصة بك، وبشكل خاص عند جدولة جلسات التدريب التي تتطلب حضورًا في الوقت الفعلي.

3.    . احصل على المساعدة من الإدارة

لجعل الموظفين يأخذون البرامج التدريبية والحاجة لتعلمهم على محمل الجد، ستحتاج إلى مساعدة مديريهم وقادة فرقهم.

يجب أن تهتم الإدارة بشكل كبير في هذا الموضوع، من خلال التأكيد على أهمية برنامج تدريب الموظفين للشركة، وأن تشجع الموظفين على المشاركة.

يعد التمويل من الإدارة ضروريًا أيضًا لتأمين التمويل لتغطية البرامج والمعدات والمدربين والمحتوى المطلوب لخطة تدريب الموظفين.

لهذا احرص على تجهيز عرض تقديمي مدروس جيدًا يغطي عملية التدريب والتطوير الشاملة، مع حجج مقنعة تبين ضرورتها للمؤسسة، وما هي الاحتياجات التي تتناولها، وعائد الاستثمار فيها.

قم بإشراك الإدارة في تصميم وتنفيذ خطتك في وقت مبكر، فهذا سيجعلهم يستثمرون فيها، ويساعد في الحصول على الموافقة على رؤيتك بسهولة أكبر

نصيحة إضافية: لا تنسَ المدراء الذين تواصت معهم وقدموا الدعم لك بمجرد أن يتم تشغيل برنامجك التدريبي، بل استخدم نظام إعداد التقارير الخاص بـ LMS لإبقائهم في الحلقة، حيث أنك ستحتاج إلى تعاونهم عندما يحين وقت تغيير منهج البرنامج التدريبي أو تحديث خطة التدريب الخاصة بك.

4.    دمج آليات التغذية الراجعة

لا يوجد برنامج تدريبي مثالي منذ البداية، لذا لا تتعامل مع خطة التدريب كما لو كانت منقوشة على الحجر ومثالية!

تحلى بالشجاعة والمرونة لتغيير الأشياء عند الضرورة.

احرص على تحديد المشكلات الموجودة في برنامج تدريب الموظفين في وقت مبكر، واعمل على متابعة تقدمه باستمرار وتجميع التعليقات من المتعلمين وأصحاب المصلحة.

إليك ما سيساعدك في هذه العملية:

• مراقبة نتائج الاختبارات والتقارير الخاصة بالدورات التدريبية التي تنطوي على مشاكل (على سبيل المثال، الأصعب أو الأقل شعبية أو الأقل جاذبية)
• قم بإجراء استبيانات للمتعلمين لتقييم دوراتهم ومعلميهم
• اطلب من المدرسين انتقاد المحتوى واقتراح التحسينات
• اطلب من المديرين تقييم أداء الموظف بعد التدريب
• أعد تقييم منهجك التدريبي مع نمو شركتك وتغير أهدافها.
• تخلص من المحتوى القديم، وأضف دورات جديدة، وراجع الدورات الحالية لتدريب الموظفين على مهارات جديدة.

5.    إنشاء خطة تدريب الموظفين المفصلة

الخطوة الأخيرة بأي عملية هي التوثيق أي كتابة خطتك، لا بد أن تأخذ الوقت الكافي لإنشاء مخطط كامل لخطة تدريب موظفيك.

يجب أن يشمل ذلك:

• توزيع مفصل لمنهجك
• تحديد أدوات إنشاء المحتوى التي تحتاجها (على سبيل المثال، كاميرات الفيديو)
• خطة إنشاء المحتوى وإعادة الاستخدام والاستحواذ
• تحديد عدد المعلمين الذين تحتاج إلى تعيينهم لتدريس المنهج التدريبي
• تحديد عدد الفصول الدراسية أو مساحات التدريب التي ستحتاج إليها
• جدول عام للتدريب الشامل
• التواريخ والأوقات الدقيقة لجلسات التدريب الشخصية (ندوة عبر الإنترنت أو في الفصل الدراسي)
• برنامج التدريب الذي تحتاجه للشراء / الاشتراك فيه
• نوع دعم تقنية المعلومات الذي ستحتاجه (على سبيل المثال، لتثبيت LMS)
• الجلسات المجدولة لإبلاغ الموظفين بتدريبهم القادم
• معايير التقييم ومقاييس الأداء لفعالية تدريبك
• …بالإضافة إلى أي معلومات أخرى ستحتاجها لتطبيق تدريب تطوير الموظفين لديك.

 11 فائدة لتدريب الموظفين

يستفيد أرباب العمل في المؤسسات من العديد من الفوائد من تنظيم برامج التدريب لموظفيهم، خاصةً عندما يقومون بتنفيذ هذه البرامج بشكل متفاني ومتسق.

 فيما يلي بعض المزايا المحتملة:

1.    زيادة الإنتاجية والأداء

عندما يخضع الموظفون للتدريب، فإنه يحسن مهاراتهم ومعرفتهم بالوظيفة ويبني ثقتهم في قدراتهم، كما سيؤدي ذلك إلى تحسين أدائهم وجعلهم يعملون بشكل أكثر كفاءة وفعالية.

2.    توحيد أساليب العمل

إن تدريب موظفيك في مكان العمل سيساعد على توحيد عملية العمل بين الموظفين، حيث سيتّبع الموظفون إجراءات مماثلة في عملهم نتيجة تزويدهم بتدريبات موحدة.

3.    تقليل الفاقد

عندما يتم تدريب الموظفين، سيتعلمون كيفية الاستخدام الجيد والآمن والاقتصادي لمواد الشركة وأدواتها ومعداتها، هذا الامر سيساهم بشكل ملحوظ في تقليل الحوادث وتلف المعدات، وبالتالي تقليل الفاقد.

4.    الحد من الإشراف

على الرغم من أن تدريب الموظفين لن يلغي الحاجة إلى الإشراف بشكل كامل، إلا أنه يمكن أن يقلل بشكل كبير من الحاجة إلى الإشراف المفرط في مكان العمل.

5.    الترويج من الداخل

عندما تحتاج منظمة ما إلى محترفين ذوي مهارات جديدة أو محددة، لا يتعين عليهم الذهاب إلى سوق العمل لتوظيف محترفين جدد من مصادر خارجية، حيث يمكنهم النظر إلى الداخل واختيار الموظفين الواعدين الذين يمكن ترقيتهم بعد تدريبهم على هذه المجموعة من المهارات الجديدة التي تحتاجها المنظمة.

6.    تحسين الهيكل التنظيمي

عندما يكون لدى الشركة نظام تدريب منظم للموظفين، فإن ذلك يساعدهم على التعلم بطريقة متسقة ومنهجية، كما أنه يمنع الموظفين من التعلم عن طريق التجربة والخطأ.

7.    رفع الروح المعنوية

سيشعر موظفو المنظمات الذين يخضعون لبرامج تدريبية بأنهم جزء من بيئة عمل داعمة حيث يتم تقديرهم، مما يعزز معنوياتهم ويجعلهم يتعاملون مع واجباتهم الوظيفية بمزيد من الثقة بالنفس.

8.    تحسين المعرفة بالسياسات والأهداف

سيساعد برنامج التدريب الجيد الموظفين دائمًا على التعرف على أخلاقيات مؤسستهم وقيمها وسياساتها ورؤاها ومهامها.

9.    تحسين تقييم العملاء

عندما يتعرض موظفو إحدى المؤسسات لتدريب متسق، فإن ذلك يحسن مهاراتهم في الوظيفة ويجعلهم يعملون بشكل أكثر احترافًا وإنتاجية، وهذا الأمر سيشعر العملاء بارتفاع جودة الخدمات المقدمة من الموظفين، وسيؤدي ذلك إلى تحسين رأيهم في المؤسسة.

10.بيئة عمل أفضل

سيساعد التدريب المتسق الموظفين على العمل بشكل أكثر فعالية في بيئة مكان العمل.

يؤدي هذا إلى خلق جو في المنظمة يشجع كل موظف على الشعور بالتقدير والترحيب.

11.التقنية المحسنة والمحدثة

مع التغيير المتزايد باستمرار في التقنية في جميع الصناعات، فإن تعليم الموظفين لتقنيات جديدة في التقنية المتقدمة سيساعد على زيادة الكفاءة والإنتاجية في المنظمة.

تلجأ المنظمات إلى تدريب الموظفين وتطويرهم للاستعداد للمستقبل، حيث يساعدهم التدريب على تجديد قوتهم العاملة، واعتماد تقنيات جديدة، ودخول أسواق جديدة، إضافة لحماية المؤسسة من أي هجمات أمنية من خلال رفع وعي موظفيها.

ومع ذلك، يمكن لخطة تدريب الشركة التي تم التخطيط لها بشكل سيئ أو تنفيذها بشكل خاطئ أن تخرب هذه الجهود وتعيق الشركة، مما يكلفها خسائر بالملايين من الإيرادات.

يمكنك دائما اختيار حل أسهل ويقدم أمان وثقة أكثر لمؤسستك من خلال استعانتك بشركات خارجية تقدم لك عمليات الاستشارة والتدريب كشركة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG، والتي تعتبر من الشركات الرائدة في المملكة بتقديم أفضل التدريبات في المؤسسات وبمختلف المجالات، حيث يمكنك طلب استشارة أو تدريب من الشركة مباشرة من هنا.

أسئلة شائعة حول تدريب الموظفين