نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد ) والمعاملات الإلكترونية

نظام إلكتروني يختص بالمسح الضوئي والأرشفة للخطابات الصادرة من الجهة/المؤسسة أو الواردة إليها سواء كانت مراسلات خارجية أو داخلية. كما يتولى النظام الترقيم الآلي للخطابات وطباعة الباركود، وتوفير آليات إحالة الخطابات للمستخدمين والإدارات، وتتبع الإجراءات والمهام والاعتمادات المرتبطة بالخطابات الصادرة والواردة.

نظام الاتصالات الإدارية يعتبر شبيها بنظام الأرشفة الإلكترونية كونه يهتم بأرشفة وثائق الخطابات والمراسلات الصادرة والواردة وتوفير أدوات تعديل الوثائق من نوع pdf والبحث داخل الوثائق وغير ذلك من أدوات الأرشفة. غير أن نظام الاتصالات الإدارية يوفر علاوة على ذلك نطاق معلومات متخصص يعالج المعلومات المتعلقة بالخطابات مثل الجهات المرسلة والمستقبلة وموضوع الخطاب وإدارة مرفقاته وغير ذلك من أدوات إدارة الصادر والوارد.

المعاملات هي مجموعة الإجراءات والعمليات والأنشطة التي يقوم بها الموظفون داخل الجهة أو المؤسسة للخروج بمخرج معين. في العادة تتم هذه المعاملات من خلال نماذج ورقية أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني. المعاملات الإلكترونية أو أتمتة المعاملات يقصد بها أن يتم تحويل تلك المعاملات إلى صيغة إلكترونية من خلال نظام معاملات متخصص يتولى تحويل المعاملة بين المستخدمين أو الموظفين المعنيين وفق قواعد ومسارات محددة، لتحسين جودة العمليات والخدمات وتسهيل العمل على الموظفين وتوفير مؤشرات أداء تعين على تحسين الجودة.

إذا كانت مؤسستك تعتمد بشكل أساسي في تواصلاتها مع الجهات والمؤسسات الأخرى على الخطابات أو المراسلات الورقية، سواء بإنشاء الخطابات الصادرة أو باستقبال الخطابات الواردة، فإنك في الغالب ستحتاج إلى نظام اتصالات إدارية لتنظيم وتتبع تلك الخطابات وإنشاء المهام وطلب الاعتمادات من المستخدمين المعنيين.

وعدم وجود نظام لإدارة المعاملات في تلك الحالة قد يؤدي لعدة مخاطر، مثل، تأخّر الرد على الخطابات الواردة ومعالجتها، وصعوبة البحث في المراسلات القديمة، وضياع الأصول الورقية للوثائق أو تلفها، ممّا قد يترتب عليه في كثير من الأحيان خسائر مالية.

أيضا إذا كانت مؤسستك تعاني من تأخر المعاملات الداخلية وصعوبة تعاملها، أو عدم شمول الأنظمة الأخرى، مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، لكل الإجراءات في مؤسستك، فأنت تحتاج إلى نظام معاملات إلكترونية لإدارة سير العمليات لديك بشكل فعّال.

• نظام حديث مبني على أحدث تقنيات الويب
• سهولة الاستخدام، حيث يوفّر النظام واجهات سهلة وعملية وفق الأنماط العالمية
• نظام يدعم التحول الرقمي بالكامل (paperless)
• يخدم النظام عملاء بارزين في شتى القطاعات الحكومية وشبه الحكومية والخاصة
• يُوفّر النظام آليات ربط وتكامل مختلفة من خلال توفر واجهات الربط البرمجية (APIs)، ومن خلال الربط مع أنظمة أخرى، مثل الربط مع نظام الفاكس الإلكتروني
• يُطبّق النظام أفضل آليات الأمن والحماية وفقًا للمعايير القياسية العالمية، مثل: التشفير، والتحقّق الثُنائي من الدخول، وغيرها
• يتميّز نظامنا بسهولة إدخال المعاملات ضمن قاعدة البيانات، وسهولة البحث عنها، وعرضها، ومتابعتها
• نحن نُولي اهتمامًا شديدًا في فهم طبيعة العمل وسير الإجراءات الإدارية لدى العميل، وتحليل وتوثيق متطلباته بشكل دقيق قبل تطبيق النظام؛ لضمان نجاح التطبيق وملائمة النظام مع الاحتياجات الخاصة لبيئة العمل لدى العميل
• نظامنا يتمتع بمرونة عالية تُتيح إمكانية تخصيصه وتركيبه في جميع المنظّمات بمختلف القطاعات
• كما نولي اهتماما بالغًا بتدريب المستخدمين المعنيين على استعمال النظام، والتحقّق من نقل المعرفة بشكل كامل؛ لضمان الحصول على أعلى عائد للاستثمار (ROI) للمؤسسة من تطبيق النظام
• فريقنا التقني مستعد لتقديم الدعم في أي وقت *مجانًا