أنظمة إدارة سير العمل WFMS وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP

ساهمت تقنيات المعلومات الحديثة في ظهور أنظمة برمجية مختلفة تدعم تسهيل سير العمل من خلال إدارة العمليات وتوفير الموارد في المنظمات وتحقيق رؤاها فضلاً عن تحسين الوضع التنافسي للمنظمات، ومن أهم تلك الأنظمة هي أنظمة الأتمتة والتي تفرعت لعدة مفاهيم لتشمل أنظمة إدارة سير العمل (WFMS) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ورغم انقضاء عدة سنوات على وجود هذه الأنظمة وتطوير الكثير من التطبيقات المعتمدة عليها لا تزال معظم المنظمات اليوم تقع في حيرة من أمرها أثناء البحث عن أوجه الاختلاف بينهما ومعرفة الخيار الأنسب لتطبيقه على المنظمة.

هل ترغب بالتعرف على أوجه الاختلاف بين أنظمة إدارة سير العمل WFMS وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP ؟

في هذا المقال سنعمل على تسليط الضوء على أوجه الاختلاف بين النظامين بحيث ستتمكن عند إتمام القراءة من معرفة الخيار الأنسب لمنظمتك فتابع معنا حتى النهاية.

الفرق بين أنظمة إدارة سير العمل (WFMS) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

سنركز في هذا المقال على ثلاثة أبعاد يمكننا عند فهمها معرفة الاختلافات الرئيسية بين  أنظمة إدارة سير العمل WFMS وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP، وتشمل هذه الأبعاد نطاق المجال، ونطاق التكنولوجيا، وتنفيذ النظام.

سنبدأ باستعراض جدول يوضح نقاط الاختلاف الرئيسية في تلك الأبعاد بكلا النظامين

أما الآن لننظر لتفصيلات كل مجال على حدة لفهم الاختلاف بشكل أعمق:

أولاً: نطاق المجال

ما معنى نطاق المجال؟ وما الفائدة من فهم هذا النطاق لكلا النظامين؟

يحدد نطاق المجال مدى ملاءمة نظام ما لنوع معين من التطبيق أو المنظمة، وستتمكن عند فهمه من الوصول لنتيجة للنظام الذي سيحقق احتياجات منظمتك، فمن المؤكد أن كل منظمة لها احتياجات وخصائص مختلفة عن منظمة أخرى. على سبيل المثال: المنظمة متعددة الجنسيات لديها احتياجات مختلفة مقارنة بالمنظمة التي لديها قاعدة إقليمية فقط، كذلك فإن للمؤسسة المالية متطلبات مختلفة عن منظمة التسويق.

• أنظمة إدارة سير العمل (WFMS)

تم تثبيت أنظمة سير العمل ونشرها بنجاح في مجموعة واسعة من المنظمات وقد لوحظ أنها توفر دعم كامل لأوسع نطاق تطبيق ممكن.

يمكن نشر هذه الأنظمة في مجالات مختلفة مثل المعلوماتية الحيوية، والرعاية الصحية، والاتصالات، والجيش، وإدارة المدارس.

يعزى السبب في ملائمة أنظمة إدارة سير العمل لمجالات مختلفة إلى قدرة هذه الأنظمة على فصل منطق التدفق عن منطق الوظيفة.

ما الفرق بين منطق التدفق ومنطق الوظيفة؟

يتعامل منطق الوظيفة مع مهمة محددة، مثل تحديث سجل العميل أو حساب خصومات الطلب، بينما يتعامل منطق التدفق مع العديد من الوظائف في تسلسل ما لحل مشاكل أكثر تعقيداً مثل معالجة أحد الطلبات.

وبالتالي، تشكل WfMS أداة عامة يمكن استخدامها لدمج أنواع مختلفة من البيانات والتطبيقات والأشخاص في مجموعة واسعة من السياقات.

في حين أن بعض أنظمة سير العمل عامة، فإن البعض الآخر يكون أكثر توجهاً نحو مجالات معينة. كما تسمح الدرجة العالية الإجمالية لاستقلالية المجال بالتخصيص ومستوى عالٍ من التفرد لسير العمل الذي تم إنشاؤه.

بينما قيل إن أنظمة سير العمل يمكن تطبيقها على العديد من المجالات، لم يتم اقتراح حل ملموس لنشر سير العمل في بيئة دولية. وذلك لأن WfMS لا يتضمن حتى الآن بعض الميزات التي لا غنى عنها، مثل التدويل والعملات المتعددة واللغات المتعددة، والتي تعتبر ذات قيمة عند نشر مهام سير العمل في الأسواق العالمية.

• أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

عند النظر في نطاق المجال لأنظمة تخطيط الموارد نجد أن تلك الأنظمة خاصة بالمجال بسبب اعتماد نماذج مرجعية أو قوالب عملية تجسد أفضل الممارسات في مجالات الأعمال المختلفة.

تتضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مكتبات لعمليات الأعمال المحددة مسبقاً لمختلف الوظائف التي يُفترض أنها تعكس نماذج الأعمال، بما في ذلك البيانات الأساسية ونماذج العمليات.

طورت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات حلولاً لمعظم الصناعات الرئيسية، مثل الطيران والدفاع والسيارات والمنتجات الاستهلاكية والمواد الكيميائية والهندسة والبناء وتجارة التجزئة والرعاية الصحية.

يتطلب تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هذه إعداد آلاف المحددات(Parameters) لتخصيص التطبيقات للسياقات التنظيمية الفردية.

مقارنةً بـ WfMS ، لا توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إطاراً فعالاً للمجالات الديناميكية التي يمكن أن تتغير فيها طوبولوجيا العملية باستمرار بسبب التطورات التكنولوجية الجديدة.

استنتاج: تتم إدارة العمليات المخصصة وغير المتجانسة بشكل أفضل باستخدام WfMS ، ويرجع ذلك لعدم اعتمادها على نماذج مرجعية محددة مسبقاً.

من ناحية أخرى، تعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مناسبة للتطبيقات متعددة الجنسيات، نظراً لأنها توفر ميزات مثل دعم متعدد اللغات ودعم متعدد العملات. بالإضافة لأن أنظمة ERP تقدم حلولاً مخصصة لصناعات محددة، مما يسمح للمنظمات التي لا تسعى جاهدة للتمييز أن تكون أكثر كفاءة وتنافسية.

ثانياً: نطاق التكنولوجيا

يميز هذا البعد الأنظمة بناءً على قدراتها التكنولوجية. فعلى الرغم من أن كلا النظامين يديران عمليات الأعمال، يركز كل منهما على أنواع مختلفة من العمليات، وقد تم تطوير أنظمة WfMS و ERP بمجموعات متميزة من القدرات التكنولوجية.

لا بد لنا أن نتعرف أولاً على الأنواع المختلفة من التطبيقات التي تدعمها تقنيات عمليات الأعمال لفهم القدرات المختلفة للنظامين، وتشمل أنواع تلك التطبيقات

• سير العمل الذي يشمل البشر

تعد أنظمة إدارة سير العمل مسؤولة عن التحكم في المهام البشرية وتنسيقها، وتلك المهام تزيد من تعقيد تنفيذ هذه الأنظمة لأن النظام يجب أن يتقاسم المسؤولية لضمان اتساق المستندات وبيانات سير العمل بين مستخدميه.

• تدفقات العمل التي تتضمن أنظمة وتطبيقات

تعد أنظمة سير العمل مسؤولة عن التحكم والتنسيق وتنفيذ العمليات الحسابية المكثفة ومهام البرامج المتخصصة مع تدخل بشري ضئيل أو بدون تدخل بشري. بالإضافة إلى كونه مؤتمت للغاية، فقد يتطلب هذا النوع من نظام سير العمل الوصول إلى أنظمة المعلومات الموزعة على سبيل المثال، قواعد البيانات العلائقية وخوادم التطبيقات ومستودعات(XML).

• سير عمل المعاملات

تتضمن هذه الأنظمة التنفيذ المنسق لمهام متعددة قد تشمل البشر، وتتطلب الوصول إلى أنظمة غير متجانسة ومستقلة وموزعة، وتدعم الاستخدام الانتقائي لخصائص المعاملات (كالاتساق والعزلة والمتانة) للمهام الفردية أو لسير العمل بالكامل.

إذاً ما هو المناسب من النظامين  للتطبيقات السابقة؟

إن أنظمة إدارة سير العمل WfMS قادرة على معالجة جميع الأنواع الثلاثة لسير العمل الموضحة أعلاه، لكنها تعتبر أكثر ملاءمة لنمذجة سير العمل الذي يشمل البشر والأنظمة والالتطبيقات (النوعان 1 و 2) ، خاصةً إذا كانت الأنظمة مستقلة وغير متجانسة. على الجانب الآخر، تعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أكثر ملاءمة لنمذجة تدفقات عمل المعاملات، والتي تكون موجهة نحو البيانات. ومع ذلك، عندما تتضمن تدفقات عمل المعاملات أنظمة غير متجانسة ، فقد يكون الحل الأكثر ملاءمة هو اعتماد WfMS .

ملاحظة: بالنسبة للمؤسسات الصغيرة ذات البنى التحتية غير المتجانسة، قد يكون اعتماد WfMS لدمج أنظمتها حلاً أكثر ملاءمة، لأنه لا يتطلب الوقت والاستثمارات النقدية المرتبطة بتطبيقات تخطيط موارد المؤسسات.

ثالثاً: تنفيذ النظام

هذا البعد يجيب عن سؤال يطرحه المديرون غالباً: “ما هي الاختلافات الرئيسية بين تنفيذ WfMS وتطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟”

تختلف أنظمة WfMS و ERP في جانبين تقنيين رئيسيين يؤثران على التنفيذ: إنشاء الشيفرة البرمجية وتحويل البيانات.

1.     إنشاء الشيفرة البرمجية

عندما يتم تمثيل عمليات الأعمال على شكل  تطبيقات صلبة أو شبه مشفرة ، كما هو الحال مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، فإن المرونة مفقودة. تأتي المرونة الوحيدة في نظام تخطيط موارد المؤسسات من المحددات (البارامترات) التي يمكن تكوينها، و كلما زاد عدد المحددات في تطبيق ERP ، زادت المرونة في تكوين عملية الأعمال. ومع ذلك، لم يتم تحديد نموذج سير العمل في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التقليدية بشكل صريح لأنه مضمن في التطبيقات وجداول المحددات.

في WfMS ، تتمثل الفكرة في القدرة على نمذجة العمليات ، عادةً باستخدام الأدوات المرئية ، ثم تفويض مسؤولية “تصميم” سلوك البرنامج إلى نظام سير العمل حيث يحدد مسؤولو أو مستشارو سير العمل مهام سير العمل. بمجرد تصميم سير العمل، يتم نشر التطبيقات بقليل من البرمجة ، والنظام تلقائياً يولد الكود اللازم لكل تطبيق

يشبه العمل مع WfMS البرمجة بلغة عالية المستوى غير إجرائية حيث يعمل المطورون مباشرة مع تمثيل رسومي لنموذج سير عمل الأعمال، لتقوم منصة تطوير WfMS بعد ذلك بإنشاء مكونات التطبيق الضرورية وروابط قاعدة البيانات وما إلى ذلك. بينما يشبه العمل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) العمل بلغة إجرائية من الجيل الثالث، حيث يكون من الضروري التعامل مباشرة مع التطبيقات والبيانات.

2.     تحويل البيانات

نظراً لأن كلا النظامين يوفران حلولاً لتكامل التطبيقات، فمن المتوقع حدوث نوع من معالجة البيانات أو تحويل البيانات أثناء تنفيذ النظام. ولأن أنظمة سير العمل لا تتطلب بنية تحتية موحدة وقابلة للتشغيل البيني للبيانات، يمكن دمج أنظمة قواعد البيانات القديمة دون أي تغيير جوهري.

بالنسبة إلى WfMS ، فإن تحويل البيانات ليس إلزامياً ؛ ومع ذلك ، لأغراض التحسين والتنظيم ، يمكن تحويل البيانات إلى تنسيق أكثر توافقًا.

من ناحية أخرى، تتطلب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات عادةً تحويلات البيانات وتحديد بنية تخزين البيانات، ونتيجة لذلك، يجب استبدال قواعد البيانات القديمة بقواعد بيانات متوافقة مع نظام تخطيط موارد المؤسسات، كما تتضمن مهمة التحويل توحيد عناصر البيانات الموجودة ونقلها و “تنظيفها”.

الخلاصة

إن الاتجاه الأخير الذي يسلكه بائعي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات هو دمج WfMS في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP. على سبيل المثال ، من أجل تسهيل تخصيص ونشر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، يقوم بعض البائعين بجعل أنظمتهم مدفوعة بسير العمل مع تكامل مكونات سير العمل.

قد تحتاج المنظمات إلى أنظمة ERP أو WfMS أو كليهما ويجب على المنظمات ان تدرك الاختلاف بينهما بشكل جيد قبل اتخاذ القرار بشراء وتطبيق هذه الأنظمة، وهذا ما عملنا على توضيحه بشكل مفصل في هذا المقال.

بعد قراءة المقال شاركنا قرارك، ما هو النظام الذي سوف تعمل على تطبيقه في منظمتك؟

   

هل ترغب بتطبيق نظام أتمتة لمنظمتك؟

وداعاً للأعمال اليدوية الشاقّة والورقيات!

 RMG تقدم لكم مجموعة من أنظمة الأتمتة وسير العمل الملائمة لمنظمتكم والتي تساهم في توفير موارد المنظمة المالية وتسريع وتسهيل سير العمل والتحول إلى بيئة عمل لاورقية تكون انطلاقة للتحول الرقمي الناجح للمنظمة.

اتصل بنا الآن