اليوم، في بيئات الأعمال الديناميكية سريعة الخطى، ربما “التغيير” هو الشيء الوحيد الذي يمكن للمهنيين الاعتماد عليه، لهذا، يجب أن تكون المؤسسات مرنة وقادرة على اتخاذ القرارات بسرعة، وستواجه تلك المؤسسات القادرة على القيام بذلك عادة الكثير من التغييرات في فترات زمنية قصيرة.
وكقائد، تقع على عاتقك مسؤولية ضبط أسلوب فريقك، والاستعداد لإدارة التغيير التنظيمي بفعالية، إلا أن هذه المهمة ليست سهلة، خاصة عندما قد لا تكون لديك كل المعلومات اللازمة أو لديك مشاعر مختلطة بشأن التغييرات التي تواجهها المؤسسة! ومع ذلك، فإن تعلُّم كيفية إدارة التغيير التنظيمي هو عنصر أساسي في عملية القيادة، وفي هذا المقال سنتعرف على الاستراتيجيات الرئيسة لإدارة التغيير التنظيمي، ودور القائد في تطبيقها.
مفهوم إدارة التغيير التنظيمي
إدارة التغيير التنظيمي هي عملية توجيه التغيير التنظيمي لتحقيق النجاح، وتشمل عادة ثلاث مراحل رئيسة، هي: الإعداد، والتنفيذ، والمتابعة، أما التغيير التنظيمي فيُشير إلى الإجراءات التي تتخذها المؤسسات أو الشركات لتغيير أحد المكونات الرئيسة في هيكلها، مثل: ثقافتها، أو التقنيات الأساسية، أو البنية التحتية التي تستخدمها للعمل، أو عملياتها الداخلية، وغيرها.
استراتيجيات إدارة التغيير التنظيمي
تتمثل أفضل استراتيجيات إدارة التغيير التنظيمي بما يأتي:
- التخطيط بعناية
قبل أن تعرض التغيير المقترح على فريقك، تأكد من أنّ لديك خطة واضحة تغطي على الأقل متى وكيف ولماذا يحدث التغيير، هكذا تكون قد وثَّقت المهام اللازمة لتحقيق الهدف، وحدَّدت المسؤوليات الجديدة أو المتغيرة للموظفين المتأثرين، ووضعت جدولاً زمنياً كاملاً، وأعددت ردوداً لمعالجة المخاوف المحتملة.
- التحلي بالشفافية
أحد الجوانب الصعبة في التغيير التنظيمي هو أنه يأتي غالباً على مراحل، أو يتطلب مستوى معيناً من السرية من قبل فريق الإدارة أو بعض الموظفين، ولكن -خاصة عندما يكون التغيير كبيراً- من الجيد أن تكون شفافاً قدر الإمكان مع موظفيك حتى لو لم تعطهم جميع التفاصيل. أن تكون صريحاً الموظفين بشأن الجوانب التي يمكنك مشاركتها معهم، وقادراً على شرح تأثيرها بوضوح، فهذا سيساعد كثيراً على جعلهم يشعرون بالراحة.
- قول الحقيقة
هذه القاعدة يسهل اتباعها عندما يكون التغيير إيجابياً؛ لكن عندما يكون التغيير استجابة لظروف صعبة أو سينتج عنه نتائج سلبية قصيرة المدى، يصبح الأمر صعباً. من المهم كمدير أن تُظهر تفاؤلاً لفريقك، ولكن افعل ذلك بطريقة تعترف من خلالها بالتحديات والعوائق المحتملة التي قد تواجههم.
- التواصل مع الموظفين
حافظ على قنوات الاتصال مفتوحة بينك وبين موظفيك. خذ الوقت الكافي لشرح سبب حدوث التغيير وكيف سيبدو على أرض الواقع. تقبل طرح الأسئلة من الموظفين، وقم بعقد اجتماعات للفريق، وادع موظفيك لمقابلتك ومناقشة مخاوفهم أو أفكارهم في جو محايد.
- إنشاء خارطة طريق
ساعد موظفيك على فهم مكانة المؤسسة، أين كانت، وإلى أين تتجه، وكيف سيلعب التغيير دوراً في تاريخها، وكيف سيشكل مستقبلها، فذلك سيُظهر بوضوح الفكرة والاستراتيجية الكامنة وراء التغيير، وسيساعد الموظفين على معرفة كيف يتماشى التغيير مع نموذج العمل الذي اعتادوا عليه، أو كيف يتطور منه.
- تقديم التدريب اللازم للموظفين
عندما يتضمن التغيير تحولات في التقنيات أو العمليات، وفِّر تدريباً مناسباً للموظفين؛ لمساعدتهم على التكيف مع طريقة العمل الجديدة، وتأكد من إبلاغ الموظفين أنّ هذا التدريب سيكون متاحاً عند الإعلان عن التغيير؛ لتجنب شعورهم بأنهم سيتخلفون عن الركب بسبب نقص المهارة أو الخبرة.
- دعوة الموظفين للمشاركة في اتخاذ القرار
على الرغم من أنّ هذا لن يكون ممكناً دائماً، إلا أنّ إعطاء الموظفين الفرصة للمشاركة في اتخاذ القرارات، أو تقديم الملاحظات يمكن أن يكون استراتيجية إيجابية للغاية، وسيكونون ممتنين لفرصة سماع صوتهم، كما يمكن أن تكون هذه الطريقة رائعة للحصول على وجهات نظر مختلفة، وفهم التأثيرات التي لم تكن لتفكر فيها كقائد لولا ذلك.
- عدم توقُّع تنفيذ التغيير بين عشية وضحاها
من الأفضل دائماً أن يكون هناك تنفيذ تدريجي واستراتيجي للتغيير بدلاً من أن يكون مفاجئاً، وهنا لن تمنح موظفيك فرصة التكيف مع التغيير فقط، بل ستتمكن أيضاً من الإجابة عن الأسئلة ومعالجة أي مشكلات قبل تنفيذ التغيير. عادة ما يكون الأشخاص بطيئين في تبني عادات جديدة، لذلك سيمنح التغيير التدريجي موظفيك الفرصة للتعود على الطريقة الجديدة للعمل، وسيساعدهم على التخلص من العادات القديمة.
- المراقبة والقياس
بمجرد أن تبدأ عملية التغيير، من المهم الحفاظ على الإشراف المستمر على التنفيذ؛ لضمان سير إجراءات العمل بسلاسة وتحقيق النجاح في النهاية. راقب المشكلات المحتملة عن كثب وعالجها في الوقت المناسب. حدد مقاييس معينة لقياس النجاح، وراقبها باستمرار؛ للتأكد من أنك على المسار الصحيح، ومن الأفضل التواصل باستمرار مع أصحاب العلاقة الرئيسين؛ لتقييم تصوراتهم، وأخذ ملاحظات لها علاقة بما يجري.
10.إظهار القيادة القوية
تذكر أن تعود إلى الأساسيات وتركز على الحفاظ على صفات القائد العظيم وتجسدها. ألهم فريقك، وأوضح لهم طريقة التفكير الاستراتيجي في العمل، وكن منفتح الذهن ومرناً؛ وأظهر لفريقك أنهم يمكنهم الاعتماد عليك لتحقيق مصالحهم. يمكن للقائد القوي مساعدة فريقه على اجتياز عواصف التغيير بثقة ووضوح، بغض النظر عن مدى التحدي الذي يواجهونه.
أهمية إدارة التغيير التنظيمي
تتمثل أهمية إدارة التغيير المؤسسي التنظيمي فيها يأتي:
- زيادة تفاعل الموظفين: تتجاوز إدارة التغيير التنظيمي مجرد إرسال المذكرات للموظفين، وإنما تتعلق بإشراكهم في جميع مستويات المؤسسة في عملية التغيير. وكلما زاد تفاعل الموظفين وجعلهم يشعرون بأنهم جزء من عملية التغيير، زادت احتمالية دعمهم له وتنفيذه بنجاح.
- تحسين التواصل: التواصل هو أحد ركائز نموذج إدارة التغيير، وهو أيضاً أحد أكبر فوائد استراتيجية إدارة التغيير الجيدة، وتصبح عملية التغيير أسهل عندما يكون هناك تواصل جيد بين الموظفين، والقادة، والإدارة العليا، وغيرهم، إذ يقلل التواصل الجيد من الارتباك وعدم اليقين، ويزيد من ثقة الأفراد بالتغييرات الجارية ويدعمونها.
- تقليل المقاومة للتغيير: عادة ما يكون التغيير صعباً، ويمكن أن يقاومه الأفراد بعدة أشكال، مما يبطئ عملية التقدم، مثل: عدم المشاركة الفعالة، أو مقاومة جهود قادة التغيير، وهذا يمكن أن يعيق إدارة المشاريع والإنتاجية، وقد يحبط المعنويات، إلا أنّ مهارات واستراتيجيات إدارة التغيير الصحيحة يمكن أن تساعد المؤسسات على التغلب على هذه المقاومة من خلال تقديم المعلومات والدعم اللازم للموظفين، مما يقلل من الاحتكاك، ويزيد من الدعم للتغيير.
- زيادة الإنتاجية: عند تنفيذ التغييرات التنظيمية بشكل صحيح، تَحقَّق تحسينات على شكل عمليات محدّثة، وأنظمة جديدة، وعمل أكثر تنظيماً، وهذا يخلق بيئة عمل صحية، وأكثر تنسيقاً، وبالتالي تزيد إنتاجية الموظفين، كما تُحفِّز بيئة الفريق الداعمة والتواصلية الموظفين على أن يكونوا أكثر انخراطاً في مهامهم، مما يساهم في زيادة الإنتاجية أيضاً.
- تحسين رضا العملاء: ينتهي كل شيء في مؤسستك إلى العملاء، سواءً أكان ذلك إيجابياً أم سلبياً، فقد تؤدي إدارة التغيير الإيجابية إلى الحصول على تجربة عملاء أفضل، كما أنّ قيادة التغييرات التنظيمية بطريقة إيجابية وداعمة تخلق شعوراً بالأمان، والثقة، والاستقرار لدى الموظفين، وبالتالي يمكن لمؤسستك أن تعمل بشكل أكثر كفاءة وفعالية، مما يؤدي إلى إنتاج خدمات أو منتجات ذات جودة أفضل، وبالتالي تقل الأخطاء والنتائج السلبية التي تؤثر على عملائك.
دور القادة في التغيير التنظيمي
في أي مؤسسة، يقوم كل موظف بدور مختلف في المساعدة على القيام بالتغيير، ويختلف دور القائد وعن دور المدير في التغيير التنظيمي، ويظهر كما يأتي:
- دور القائد: يجب أن يتحلى القائد بالشجاعة وتحمل المخاطر، إذ يتعين عليه رؤية الصورة الكبيرة الكاملة، وتوضيح التغيير الحاصل على مستوى للشركة، وتوضيح أسباب حدوثه، وتحفيز الموظفين على دعم الانتقال، كما يجب أن يمتلك القائد رؤية ثاقبة يستطيع من خلالها تحديد الموظف المناسب في المكان المناسب.
- دور المدير: يركز المدير على التنفيذ، وإنجاح تحوُّلات الأعمال من خلال تحديد الخطوات الدقيقة الواجب حدوثها وتسلسلها، كما يتحمل عادة مسؤولية تخصيص الموارد، مثل الموظفين، وتحديد كيفية قياس النجاح.
تتميز شركة ريناد المجد لتقنية المعلومات (RMG) بأنها تضم نخبة مميزة من الاستشاريين والخبراء في مجال الإدارة، والتخطيط الاستراتيجي، وتطوير الأعمال، وغيرها، والذين سيساعدونك على تحديد الفجوات الموجودة في مؤسستك، وتقديم الاستشارات والخطط التنفيذية أو التشغيلية المخصصة لمؤسستك والمرتبطة بعمليات التغيير المطلوب تنفيذها في المؤسسة، كما سيساعدونك على صياغة استراتيجيات تطوير الأعمال، وتطويرها، وتنفيذها؛ لتصبح قابلة للتطبيق.
لمعرفة المزيد عن إدارة التغيير التنظيمي وأهم النماذج المستخدمة في تطبيقه، يرجى الاطلاع على المقال الآتي: 5 نماذج في إدارة التغيير التنظيمي على قادة الأعمال معرفتها!
لطلب استشارات من شركة ريناد المجد لتقنية المعلومات (RMG)، يرجى تعبئة الاستمارة الآتية: طلب استشارة أو تدريب، وسنتواصل معك في أقرب وقت ممكن، أو يمكنك النقر على تبويب “الاستشارات الإدارية” من الصفحة الرئيسة على الموقع الإلكتروني الخاص بالشركة.
كما يمكنك التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني الآتي:
أو الاتصال على الأرقام الآتية:
00966555876233 – 00966552239655
