تقييم خطة استمرارية الأعمال يعتبر أحد الأدوات الأساسية التي تضمن جاهزية المؤسسات للتعامل مع أي موقف طارئة، من خلال التأكد من أن الخطط الموضوعة ليست فقط شاملة ومنظمة، بل أيضًا مرنة وفعّالة في تنفيذ استراتيجيات الاسترداد.
تتيح عمليات التقييم المستمرة للمؤسسات والشركات فرصة لفحص تفاصيل خططها بدقة، مما يضمن أن تكون الوثائق واضحة وسهلة الوصول للمسؤولين والمستخدمين، فضلاً عن مطابقتها لأحدث التقنيات والممارسات في إدارة الأزمات.
وبدون هذا التقييم الدقيق، قد تواجه المؤسسات تحديات كبيرة في استجابة فعالة وموحدة لحالات الطوارئ، مما يعرضها لخطر فقدان البيانات، وتأخير في استعادة الخدمات، وخسائر مالية.
تُعنى عملية التقييم أيضًا بتحديد المخاطر وتقييم التأثيرات المحتملة على الأعمال، ما يساعد في وضع استراتيجيات مخصصة لكل مؤسسة تضمن استدامة العمليات وتحقيق الاستقرار في أصعب الظروف.
لذا، فإن تبني سياسة قوية ومحددة لإدارة وتطوير خطة استمرارية الأعمال ليس مجرد خطوة اختيارية، بل هو ضرورة حتمية تُمكِّن المؤسسات من البقاء والنمو في بيئة عمل متغيرة ومتقلبة، وهو ما سنتعرف عليه خلال الفقرات التالية.
خطة استمرارية الأعمال
من خلال التدقيق الفعّال لدليل خطة استمرارية الأعمال، يمكن المؤسسات والشركات على أن تضمن بسهولة أن هذه الخطة قابلة للاستخدام ومنظمة وبديهية ومُنسَّقة بشكل صحيح.
وقد تكون بعض أدلة خطة استمرارية الأعمال كبيرة جدًا وتحتوي على معلومات قيمة، ولكن من الصعب الحصول على تفاصيل محددة لأن المواد غالبًا ما تُضاف بشكل عشوائي دون وجود هيكل محدد للبيانات.
وهنا يبرز دور عمليات تقييم خطة استمرارية الأعمال في التأكد من أن المستخدمين يفهمون الوثائق ويمكنهم التنقل بسهولة داخلها، لأنها ستزداد تعقيدًا بمرور الوقت.
يجب أن تؤكد عملية تقييم خطة استمرارية الأعمال الخاصة بالمؤسسات والأعمال أن الوثائق شاملة ومنطقية وبديهية وسهلة الوصول إليها من قبل المسؤولين. كما يجب على المؤسسات والأعمال التأكد من أن المواد تعكس استراتيجيات وعمليات الاسترداد الحديثة ليتمكن الأفراد المعنيون من الرجوع إليها في حال وقوع كارثة.
وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن تؤكد عملية التقييم أن خطة استمرارية الأعمال تتضمن أحكامًا خاصة بالاستجابة للمشكلات والمخاطر، وذلك نظرًا لأن العديد من خطط الاسترداد والعمليات الخاصة بسيناريوهات الكوارث التقليدية لا تنطبق ببساطة في حالات الطوارئ.
بدء برنامج تقييم خطة استمرارية الأعمال وإدارته
تحتاج المؤسسات والأعمال سياسة قوية ومحددة بوضوح لإدارة وتطوير استمرارية الأعمال وابتكار خطة احترافية متكاملة لاستمرارية الأعمال تتناسب مع احتياجاتها ومتطلباتها، وتحدد الاتجاهات الخاصة بجهود تخطيط استمرارية الأعمال.
وكذلك يجب إعادة تأكيد هذا الأساس بشكل منتظم لإظهار التزام الإدارة بخطط واستراتيجيات استمرارية الأعمال وذلك من خلال عمليات تقييم خطة الاستمرارية.
بالإضافة إلى التأكد من أن سياسة استمرارية الأعمال حديثة وواضحة وفعالة، تفيد عملية التدقيق والتقييم أيضًا في التأكد من فعالية خطة استمرارية الأعمال للمؤسسات والشركات، وكذلك التأكد من أن هيكل تخزين استرداد البيانات يوفر أداة فعالة لتنظيم وتخزين وثائق خطة استمرارية الأعمال.
كما تضمن عملية تقييم خطة الاستمرارية أن خوادم حفظ البيانات تتيح تجميعًا وتخزينًا وصيانة فعالة لوثائق خطة استمرارية الأعمال، وبالتالي ستجعل جهود التخطيط الخاصة بالمؤسسات والأعمال أكثر كفاءة ونجاحًا.
وعند البدء في تقييم سياسة خطة استمرارية الأعمال الخاصة بالمؤسسات والأعمال، يجب أيضًا تقييم ميثاق برنامج خطة استمرارية الأعمال للتأكد من أنه يوضح بدقة الأدوار التخطيطية المحددة ويتيح المساءلة عن المسؤوليات المعينة.
وبالإضافة لذلك، تساعد عمليات تقييم خطة الاستمرارية في التأكد من الأدوار مُحددة وواضحة بدقة، وأنه يمكن للإدارة تتبع ومراقبة المسؤوليات المختلفة بشكل صحيح واستباقي.
تقييم مخاطر الكوارث وتحليل تأثير الأعمال
تعمل عملية تقييم مخاطر الكوارث على تقييم الأسباب المحتملة للكوارث وكيفية التخفيف من التهديدات وإدارة نتائجها المحددة بدقة مسبقًا.
وبالتأكيد لا يمكن واقعيًا منع كل المخاطر والكوارث المحتملة، لكن التأكيد على صحة عمليات تقييم مخاطر الكوارث المؤسسات والأعمال يساعد على تحديد المخاطر الأعلى وتحديد الفرص المثالية للتخفيف من تلك التي لا يمكن منعها والتغلب على التي بالإمكان منع حدوثها تمامًا.
بالإضافة إلى ذلك، يجب على المؤسسات والأعمال التأكد من أن عملية تقييم مخاطر الكوارث قد حددت سيناريوهات احترافية لمواجهة الأحداث غير المتوقعة والطارئة، وسيتم تناولها ضمن خطة استمرارية الأعمال للمؤسسات والشركات.
على سبيل المثال، إذا أثبت تقرير تقييم مخاطر الكوارث أن مواقع الأعمال المختلفة لمؤسسة ما تشترك في نفس مخاوف الكوارث، فيجب أن تؤكد عملية التدقيق والاختبار على وجود خطط استرداد متزامنة لجميع المخاطر والكوارث بدلاً الاعتماد على جهود فردية لكل موقع.
وهنا نشير إلى أهمية تحليل تأثير الأعمال في تقييم كل جانب من جوانب عملك لتحديد عواقب الاضطرابات التي تصيب وظائف أو أنظمة محددة.
ونظرًا لاختلاف متطلبات هدف وقت الاسترداد، يجب أن تؤكد عملية التقييم أن نتائج تحليل تأثير الأعمال تتماشى مع مجال وطبيعة عمل المؤسسات والأعمال وحتى متطلبات وظائف الأعمال الفردية.
كذلك، فيجب أن تؤكد عملية تقييم خطة استمرارية الأعمال أن أهداف وقت الاسترداد قد تم تحديدها لكل وظيفة عمل ونظام فردي وأن هذه الأهداف تعكس بدقة متطلبات الاسترداد الخاصة بالمؤسسات والأعمال.
وقد يكون لدى المؤسسات مئات من وظائف الأعمال والعمليات المختلفة، وبعضها قد يحتاج إلى الاستعادة فورًا بينما يمكن أن ينتظر البعض الآخر.
يساعد التقييم الفعال من تحليل تأثير الأعمال على تأكيد أن المؤسسات والأعمال قد حددت بشكل موثوق ما هو ضروري للتركيز عليه أولاً وما هو أقل أهمية بعد الكارثة.
تقييم ومراجعة استراتيجيات الاسترداد
استراتيجيات الاسترداد من الأمور الأساسية التي يجب مراجعتها بدقة شديدة، وذلك نظرًا لأهميتها في ضمان استمرارية الأعمال وتطويرها بفعالية.
يجب أن يساعد الأساس الذي تم وضعه من خلال تقييم مخاطر الكوارث وتحليل تأثير الأعمال في اختيار استراتيجيات الاسترداد المناسبة لتوظيفها ضمن خطة استمرارية الأعمال.
وبالنظر إلى أكثر استراتيجيات الاسترداد شمولاً، فقد تكون غير متاحة أو غير واقعية من الناحية المالية، وهنا نؤكد على أهمية عمليات تقييم خطة استمرارية الأعمال التي تؤكد أن استراتيجيات الاسترداد فعالة ومناسبة للمؤسسات والأعمال.
وبالإضافة إلى عمليات التدقيق، تُمكِّن اختبارات خطة استمرارية الأعمال الدورية المؤسسات والأعمال من التأكد من أن استراتيجيات الاسترداد تلبي احتياجاتها ومتطلباتها التي تتغير باستمرار.
وبشكل عام، قد لا تكون استراتيجيات الاسترداد الخاصة بالمؤسسات والأعمال مناسبة على الإطلاق، وهنا فإن عملية التحقق والتقييم ستساعد على تحديد وتتبع ومراقبة وترتيب أي ثغرات بشكل استباقي، مما يتيح للمؤسسات والأعمال العمل على التغلب عليها بمرور الوقت.
وبشكل عام، تتطلب عمليات تقييم خطة استمرارية الأعمال مستوى من الذاتية الخاصة بكل خبير، ولا يمكن الحصول عليه من القوائم المرجعية الثابتة فقط. فمثلما تتنوع الكوارث، يجب أن تكون تقييمات خطة استمرارية الأعمال متنوعة.
ولتأكيد فعالية خطة استمرارية الأعمال، يجب على المؤسسات والأعمال تقييمها في ظل ظروف ومعايير واقعية، واختبار استراتيجيات وخطط الاستمرارية بجدية، وكذلك كشف نقاط الضعف التي تتطلب التصحيح.
نظام أجود: الحل الأمثل لإدارة استمرارية الأعمال
يزود نظام أجود المؤسسات والأعمال مزايا وفوائد عديدة للتعامل مع الأزمات بفعالية واستمرارية. بفضل أدواته المتقدمة في تحليل المخاطر وإدارة الأزمات، يتيح النظام تحديد نقاط الضعف وتعزيز الجوانب القوية في خطط الاستجابة.
كما يوفر النظام خطط طوارئ متكاملة تضمن استمرارية العمليات دون انقطاع، بالإضافة إلى استراتيجيات استرداد فعّالة لاستئناف الأنشطة الحيوية بسرعة.
يتميز نظام أجود أيضًا بتقديم تقارير تحليلية ولوحات أداء تسهل اتخاذ القرارات الاستراتيجية. وبفضل إمكانية التكامل مع أنظمة أخرى وبناء معايير مخصصة، يضمن النظام تلبية احتياجات كل جهة حكومية بكفاءة ومرونة.
مع نظام أجود، تضمن المؤسسات والأعمال الاستعداد التام لأي حدث طارئ، وتحقيق استمرارية أعمال موثوقة.
