يجب تطوير سياسات تضمن التقيّد الحازم وبناء قوائد صلاحيات تسمح للحد الأدنى من العاملين في الجهة بالوصول إلى البيانات والاطلاع عليها ومشاركتها، والحرص على مراجعتها حسب المدة المحددة لكل مستوى من مستويات تصنيف البيانات. يجب أيضًا إدارة عمليات الدخول وصلاحيات الوصول إلى البيانات باستخدام أنظمة إدارة الصلاحيات الهامة والحساسة.

ضمان حماية أجهزة معالجة المعلومات، بما في ذلك البنى التحتية للتحية وأجهزة المستخدمين، من المخاطر السيبرانية، عبر تحقيق الالتزام بتطبيق الضوابط المذكورة، نذكر بعض منها كالآتي:

• تطبيق حزم التحديثات والإصلاحات الأمنية
• ومراجعة إعدادات الحماية والتحصين للأنظمة المستخدمة للتعامل مع البيانات
• مراجعة وتحصين الإعدادات المصنعية للأصول التقنية المستخدمة للتعامل مع البيانات
• تعطيل خاصية تصوير الشاشة في الأجهزة التي تُنشئ أو تعالج الوثائق.

يجب تطبيق الحد الأدنى من الضوابط لضمان حماية الأجهزة المحمولة في المنشآت، بما في ذلك أجهزة الحواسيب المحمولة والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، من المخاطر، بالإضافة إلى حماية المعلومات والتعامل مع البيانات بشكلٍ آمنٍ في أثناء تناقلها ومشاركتها وحفظها على تلك الأجهزة. يجب التأكُّد من إدارة الأجهزة المحمولة مركزيًا باستخدام نظام إدارة الأجهزة المحمولة (MDM) وتفعيل خاصية الحذف عن بعد.

يجب تطبيق الضوابط التي تضمن حماية سرية بيانات ومعلومات الجهة وسلامتها ودقتها وتوافرها، كاستخدام تقنيات منع تسريب البيانات وإدارة الصلاحيات، واستخدام تقنيات ترميز الوثائق ليسهل تتبعها، أو فرض سياسات تحظر استخدام البيانات في أي بيئة غير بيئة الإنتاج (Production Environment)، أو استخدام خدمة حماية العلامة التجارية من الانتحال (Brand Protection).

يجب تطبيق ضوابط وتحقيق الالتزام بمتطلبات الأمن السيبراني بما يضمن الاستخدام السليم والفعّال للتشفير؛ لحماية البيانات والأصول المعلوماتية الإلكترونية في الجهات. ويشمل ذلك: استخدام طرق وخوارزميات محدثة وآمنة للتشفير عند إنشاء البيانات ونقلها ومشاركتها وتخزينها، مع مراعاة المعايير الوطنية للتشفير.

تطوير السياسات وتضبيق الضوابط التي تضمن تنفيذ عمليات إتلاف البيانات وتدميرها بشكلٍ آمنٍ، مع تحديد التقنيات والأدوات والإجراءات لتنفيذ تلك العمليات، وضرورة الاحتفاظ بسجلات عمليات الإتلاف أو الحذف الآمن للبيانات المُنفَّذة، وفق المتطلبات التشريعية والتنظيمية. يجب كذلك مراجعة إجراءات الإتلاف المعمول بها بشكلٍ دوريٍ حسب المدة المحددة لكل مستويات تصنيف البيانات.

يجب تحقيق الالتزم وتحديد وتوثيق واعتماد متطلبات أمنية وسياسات لحماية الطابعات والماسحات الضوئية وآلات التصوير، بما يضمن التعامل الآمن مع البيانات عند استخدام الآلات آنفة الذكر. يتعيّن على الجهات كذلك إجراء مراجعة وتدقيق حالة الالتزام وتطبيق متطلبات الأمن السيبراني للطابعات والماسحات الضوئية وآلات التصوير.

على سبيل المثال، يجب على الجهات تعطيل خاصية التخزين المؤقت، وتفعيل خاصة التحقق من الهويات قبل بدء عمليات الطباعة والتصوير والمسح الضوئي إضافةً إلى الاحتفاظ بسجلاتٍ إلكترونيةٍ لتلك العمليات، واستخدام تقنيات وأجهزة إتلاف الوثائق بعد الانتهاء منها.