ارتبط مفهوم التحول الرقمي بالعديد من التقنيات والأطر التي تسمح للمؤسسات بالانتقال للرقمية بطرق وخطوات عملية ومحددة، ومن ضمنها مساحة العمل الرقمية Digital Workspace التي تركز على توفير تجربة موحدة وآمنة لمتخصصي تقنية المعلومات والمستخدمين النهائيين، وتسهل وتركز على عملية الإدارة الشاملة للأدوات والتطبيقات والأجهزة.
سنستعرض في هذا المقال كل ما يخص مساحات العمل الرقمية بحيث تكون مرجعاً شاملاً لأي شخص يرغب بتطبيق مساحة العمل الرقمية في أعماله.
إذاً ما هي مساحة العمل الرقمية؟
لنبدأ بالتعرف أكثر على ما تعنيه مساحة العمل الرقمية.
إن مساحة العمل الرقمية (Digital Workspace) أو ما يطلق عليها اسم مساحات العمل الافتراضية هي عبارة عن إطار تقني متكامل يُركز على إدارة تطبيقات المؤسسة وبياناتها، مما يسمح للموظفين بالعمل عن بُعد، كما أنها توفر لمستخدميها تجارب الخدمة الذاتية والتي تتوسع عبر الأنظمة الأساسية والمواقع ونماذج ملكية الأجهزة، مما يسمح لهم بالعمل في مكان عمل رقمي، كما توفر مساحات العمل الرقمية وصولاً آمنًا عن بُعد للمستخدم النهائي لأن البيانات محمية إما في مركز البيانات أو السحابة.
تعمل مساحات العمل الرقمية على تجميع كل موارد المستخدم مثل أنظمة التشغيل (OS) والملفات والتطبيقات في مكان واحد، كما أنها تقدم وحدة تحكم قائمة على السحابة تتيح لمتخصصي تقنية المعلومات إدارة جميع هذه الموارد ضمن سقف واحد.
فوائد مساحة العمل الرقمية
الآن لننتقل إلى التعرف على أهم المزايا التي تقدمها مساحة العمل الرقمية
- المرونة: تسمح أجهزة الحاسوب المكتبية الافتراضية وتقنيات مساحة العمل الرقمية الأخرى للموظفين بالعمل من أي مكان وفي أي وقت وعلى أي جهاز يفضلونه، مما يمنح العاملين إحساسًا أكبر بالسيطرة على حياتهم نظرًا لأن حياتهم العملية وحياتهم الشخصية تتعارض باستمرار، كما أنه يقلل من وقت التوظيف نظرًا لأن المرشحين ينجذبون أكثر إلى الشركات التي لديها خيارات عمل عن بعد أو مرنة.
- الإنتاجية: إن ميزة المرونة التي ذكرناها مسبقاً ستدعم أيضاً زيادة إنتاجية الموظف، فعلى سبيل المثال: قد يقلل العمل عن بعد الذي توفره مساحة العمل الرقمية من إجازات الموظفين المرضية بشكل كبير لأنهم غير مطالبين بالحضور إلى المكتب ويمكنهم بدلاً من ذلك العمل من المنزل.
- تحسين التعاون: تشجع مساحة العمل الرقمية التفاعلات السهلة والمبسطة بين زملاء العمل والمشرفين والمدراء، حيث يمكن مشاركة الروابط والبيانات والمستندات والصور بسهولة، ويمكن للموظفين العمل في المشاريع معًا بغض النظر عن موقعهم الفعلي.
- معدلات استبقاء أعلى: مساحة العمل الرقمية لديها القدرة على تعزيز تجربة موظفي الشركة والحفاظ على ولائهم، فالتمكين الذي يأتي من زيادة المرونة يدفع بالموظفين لتقديم الثقة والاحترام لرؤسائهم ويمنحهم الشعور بالثقة والاحترام في المقابل. يؤدي هذا إلى زيادة رضا الموظفين ويزيد من احتمالية التزامهم بالعمل بالشركة والبقاء معها لفترات طويلة من الوقت.
- خدمة عملاء أفضل: غالبًا ما تشتمل مساحة العمل الرقمية على تقنيات تقدم التعليم وتحليلات الخدمة الذاتية، ويمكن لهذين العاملين بالإضافة إلى تجربة الموظف القوية أن تساهم في رفع مستوى خدمة العملاء التي يقدمها الموظفون.
- انخفاض التكاليف: نظرًا لأن مساحة العمل الرقمية تلغي الحاجة إلى بيئة عمل فعلية، يمكن للشركات الاستفادة من ذلك من خلال توفير النفقات السابقة مثل المرافق والمساحة التجارية.
طريقة تطبيق مساحة العمل الرقمية بنجاح
كي يتم تنفيذ مساحة العمل الرقمية بشكل ناجح، لا بدَ أن تراعي رحلة مساحة العمل الرقمية للشركة العوامل التالية:
- الرؤية: عليك أن تفكر بكيفية توافق مساحة العمل الرقمية التي ستنفذها مع الأعمال الحالية والتحول الرقمي، وعليك أن تبحث جيداً بحال كان هنالك سبب واضح لضرورة إصلاح بيئة العمل بأكملها وإعادة إنشائها، لا ينبغي تنفيذ مساحة العمل الرقمية حتى تتوصل الشركة بما في ذلك أصحاب المصلحة ومديرو الموارد البشرية والمرافق إلى اتفاق واضح وموحّد حول الغرض من تنفيذ هذه المنصة وهدفها.
- الاستراتيجية: يجب إنشاء استراتيجية مساحة العمل الرقمية لتوجيه المبادرات والتغييرات في البحث والتطوير والتصنيع والتسويق والمبيعات ودعم العملاء وتقنية المعلومات والموارد البشرية (HR) ، ويتطلب هذا من الشركة فهم كيفية عمل موظفيها حاليًا وكيف يمكنهم تحسين هذه العمليات باستخدام مساحة عمل رقمية.
- تجربة الموظف: ضع في اعتبارك كيف يمكن استخدام مساحة العمل الرقمية لتقوية تجربة موظف الشركة، سيؤدي هذا بدوره إلى تحسين خدمة العملاء.
- شخصيات الموظفين: من الضروري فهم التقنية المختلفة التي يتم استخدامها في أنحاء المؤسسة من قبل الأدوار المختلفة فيها، فعلى سبيل المثال: من المحتمل أن تكون الأنظمة المستخدمة من قبل الموارد البشرية مختلفة تمامًا عن التقنية التي تستخدمهDevOps .
تتضمن الشخصيات أيضًا عوامل مثل استخدام الموظف للجوال أثناء العمل، واستهلاك التقنية ، والمعرفة التنظيمية، واحتياجات التعاون، ومسؤوليات إنشاء المحتوى.
تشمل العناصر الرئيسية لمساحة العمل الرقمية الناجحة ما يلي:
- الأمن الرقمي: يؤدي الجمع بين وسائل التواصل الاجتماعي والحوسبة السحابية وتقنيات الحوسبة المحمولة إلى زيادة مخاطر أمن البيانات، وعليه يجب أن تنفذ مساحات العمل الرقمية تقنيات وإجراءات لضمان حماية البيانات في السحابة مع الاستمرار في إتاحتها لأجهزة متعددة.
- تطبيقات الأعمال: يجب تضمين مجموعة كبيرة من تطبيقات الأعمال القابلة للتطوير في مساحة العمل الرقمية، ويجب أن يساعد كل تطبيق بطريقة ما في العمليات التجارية، على سبيل المثال: إدارة المعرفة (KM) ومنصات التعاون هي تطبيقات أساسية تسمح للمستخدمين بتخزين مستندات المشروع في موقع مركزي والتعاون في الوقت الفعلي.
- التوافق: تسمح مساحة العمل الرقمية الناجحة للموظفين باستخدام أي جهاز متصل بالإنترنت للوصول إلى تطبيقات الأعمال.
- التنقل: يمكن للمستخدمين الوصول إلى تطبيقات الأعمال من أي مكان يختارون العمل فيه وفي أي وقت من اليوم.
- البنية التحتية للاتصالات: يجب أن تدير مساحة العمل الرقمية اتصالات البيانات والفيديو والصوت المتزامنة التي تحدث داخل شبكة الشركة وخارجها.
- أدوات الاتصالات: يتضمن ذلك مؤتمرات الفيديو وخدمات الاتصال الصوتي التي تتيح للمستخدمين التواصل في الوقت الفعلي.
ملاحظة: يمكنك تنفيذ مساحة العمل الرقمية بشكل ناجح ودون أي قلق من خلال استعانتك بخبراء خارجيين متخصصين ولديهم تجارب مسبقة وهذا ما ننصح به لتجنب أي فشل قد يؤثر على أعمال مؤسستك.
تقدم شركة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG خدمة تصميم وتطوير مساحة العمل الرقمية (Digital Workspace) حيث يعمل فريق ريناد المجد الاستشاري على مساعدة المؤسسات في تطوير فضاء رقمي يوفر:
- تجربة مستخدم تمتاز بالسهولة والعملية.
- بيئة عمل رقمية تحتوي الأدوات الحديثة التي تضمن تمكين العمل الإبداعي.
- الربط التشاركي بين مختلف أصحاب المصلحة (الموظفين والعملاء والموردين).
- مستويات أعلى من الإنتاجية.
- تكاليف أقل.
استراتيجية مساحة العمل الرقمية
يجب على المؤسسات اليوم أن تباشر في تطوير استراتيجية مساحة عمل رقمية تدير المستخدمين والأجهزة والتطبيقات على نفس النظام الأساسي للإدارة، وبغض النظر عمن يمتلك الجهاز.
تُمكِّن استراتيجية مساحة العمل الرقمية، التي لا تعتمد على تقنية أو برنامج أو منصة واحدة، أقسام تقنية المعلومات والشركات من التحول من التوحيد القياسي وإدارة الأصول والتركيز على:
- تمكين الموظفين من الاستفادة من مشاركة الخدمة الذاتية.
- تقديم تجارب أجهزة صديقة للمستهلك ومتينة.
- تحسين الوصول إلى التطبيقات الحديثة المستندة إلى السحابة.
يمكن إنشاء استراتيجية مساحة العمل الرقمية من خلال 5 خطوات:
1. إدارة التطبيقات، وليس الأجهزة
يتم تطبيق المبادئ العامة للإدارة على التطبيقات بدلاً من الأجهزة، فبالوقت الذي تركز فيه استراتيجية BYO على إدارة الجهاز، تعمل مساحة العمل الرقمية على توفير تجربة ثابتة للموظف أولاً.
2. الاستفادة من الإدارة الحديثة لأجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة Mac
لا يقتصر دعم أجهزة BYO من منصة مساحة العمل الرقمية على الهواتف فحسب، بل يمتد أيضًا إلى أنظمة التشغيل.
بغض النظر عن مكان وجود الموظفين أو الجهاز الذي يستخدمونه، يمكنهم الاستفادة من الموارد حسب الحاجة في حالة وجود نظام تشغيل قياسي.
3. تضمين تطبيقات SaaS
أحدث نموذج البرمجيات كخدمة (SaaS) ثورة في إدارة الوصول إلى التطبيقات.
يعد استخدام تطبيقات SaaS، سواء على الويب أو المستندة إلى السحابة، مكونًا رئيسيًا لاستراتيجية مساحة العمل الرقمية الخاصة بك.
4. تشفير ومسح المعلومات الحساسة، بما في ذلك البريد الإلكتروني
تعد إدارة البيانات التي تتكون من عدد متزايد من نقاط النهاية جزءًا رئيسيًا من الحفاظ على الأمان.
باستخدام استراتيجية مساحة العمل الرقمية، يمكنك تجاوز مخاوف أمان البيانات ببساطة عن طريق تشفير جميع البيانات الحساسة.
5. استضافة تطبيقات Windows على خوادم آمنة لإبعاد البيانات عن نقاط النهاية
يتحكم نهج جهاز BYO في الأجهزة، ولكنه يترك التطبيقات بمفردها، مما يؤدي إلى جمع بيانات غير آمنة في نقاط النهاية.
لذلك تأكد في استراتيجية مكان عملك الرقمي من استضافة تطبيقات نظام التشغيل على خوادم آمنة.
أدوات مساحة العمل الرقمية
تعد إدارة نقطة النهاية الموحدة (UEM)، جزء أساسي من البنية الأساسية لمساحة العمل الرقمية وهي طريقة مركزية لتأمين والتحكم في أجهزة الكمبيوتر المكتبية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية بطريقة متصلة ومتماسكة من وحدة تحكم واحدة. يمكن أن يشمل حل مساحة العمل الرقمية الشامل ما يلي:
- أجهزة الكمبيوتر المكتبية الافتراضية والتطبيقات الافتراضية
- مشاركة الملفات والتعاون في المحتوى
- إدارة الأجهزة الجوّالة للمؤسسات (EMM)
- إدارة الأجهزة المحمولة (MDM) وإدارة تطبيقات الهاتف المحمول (MAM)
- الوصول الآمن إلى البرامج كخدمة (SaaS) وتطبيقات التصفح الآمن
- ميزات تسجيل الدخول الأحادي
- التحليلات والمراقبة المتقدمة
تتيح خيارات برامج مساحة العمل مثل VMware Workspace One و Citrix Cloud لمتخصصي تقنية المعلومات تقديم وإدارة محطات عمل مرنة يمكنها العمل سواء كان المستخدم محليًا أو بعيدًا وعلى أي جهاز.
تحديات مساحة العمل الرقمية
بينما تنتج مساحة العمل الرقمية العديد من الفوائد والتي تطرقنا إليها أعلاه، فإنها تطرح أيضًا تحديات مختلفة للمستخدمين، وسنعمل الآن على ذكر أبرز هذه التحديات وهي كالآتي:
- الافتقار للإعلامات المركزية: تفتقر مساحة العمل الرقمية إلى القدرة على تقديم إعلامات مركزية، فعلى عكس الهاتف الذكي الذي يسمح لنا برؤية الإشعارات من كل التطبيقات الموجودة داخله في مكان واحد وهو شاشة القفل، تنتشر إشعارات مساحة العمل الرقمية عبر مجموعة من الأنظمة والتطبيقات المستخدمة، ونتيجة لذلك يعتمد مستخدمو مساحة العمل الرقمية بشكل كبير على صندوق البريد الإلكتروني الخاص بهم كمركز إعلام أساسي، هذا الأمر يقلل من كفاءة جميع القوى العاملة لأنه سيزيد من الوقت والطاقة المستغرقين لتتبع ما يجري وضمان عدم تفويت أي شيء.
- الأمن: تزيد مساحة العمل الرقمية من كمية التطبيقات والأنظمة المستخدمة بالإضافة إلى مقدار المشاركة التي تحدث.
هذا يخلق حاجة إلى أمان أقوى وأكثر قابلية للتوسع بحيث يسمح للمستخدمين بالتعاون بأمان مع شركاء خارجيين.
لسوء الحظ، يعد تأمين وإدارة البيانات التي يتم إنتاجها من خلال هذا التعاون الخارجي أحد أكبر التحديات في مساحة العمل الرقمية.
- التدريب: يعد التدريب على مساحة العمل الرقمية واعتمادها من التحديات الأخرى التي تواجهها الشركات، فغالبًا ما يشتكي المستخدمون من عدم تزويدهم بالتدريب المناسب عند إدخال أنظمة جديدة، وبالتالي لا يعرفون كيفية الاستفادة من التقنية لتحسين عمليات عملهم.
من ناحية أخرى، غالبًا ما لا يتوفر للموظفين والمديرين الوقت الكافي لتقديم أو حضور هذه الدورات التدريبية مع الاستمرار في إدارة مسؤولياتهم اليومية ولذلك نجد أن المستخدمين يقدمون ملاحظات سلبية عند سؤالهم عن عمليات التدريب.
- عدم اكتمال واجهة البحث: غالبًا ما تكون واجهة البحث المستخدمة في مساحات العمل الرقمية غير كافية وغير كاملة.
يتم تقسيم المعلومات داخل النظام الأساسي لمساحة العمل الرقميه عبر أنظمة متعددة بدون فهرس مركزي، وبالتالي قد لا تعرض استعلامات البحث جميع المواد ذات الصلة.
على سبيل المثال:
- قد لا تظهر محادثات العملاء في نتائج البحث لأنها تتم بشكل متكرر في نظام منفصل لإدارة علاقات العملاء (CRM) .
- قد يتم فقد أو نسيان مواد التدريب والإعداد الهامة لأنها معزولة في نظام تعليم وتطوير منفصل.
إن عدم دقة وكمالية عملية البحث بإظهار جميع البيانات والملفات والمعلومات ذات الصلة تؤدي إلى زيادة المخاطر داخل الشركة، حيث أنه بحال كان المستخدمون يعتمدون فقط على نتائج استعلام البحث عن مساحة العمل الرقميه الخاصة بهم يمكن أن يتخذوا قرارات باستخدام سجلات غير مكتملة أو بيانات قديمة.
إذا لم تكن قد أنشأت رؤية واستراتيجية لمساحة العمل الرقميه بعد، فقد يكون الوقت مناسبًا الآن لتطوير واحدة.
أثناء عملك في عملية تحديد رؤيتك واستراتيجيتك، سيصبح من الواضح كيف ستبدو مساحة العمل الرقميه الفريدة الخاصة بك -خاصة إذا كنت صادقًا بشأن ما يحتاجه موظفوك حقًا -والأهم من ذلك ستساعد استراتيجيتك على تحديد التقنية التي ستمكّنك من السماح لموظفيك بالإنتاج بشكل آمن ومن أي مكان بدلاً من إضاعة الوقت والطاقة والميزانية على الأدوات التي لا تناسبك أنت وفرقك.
بحال كنت ترغب بالاستعانة بخبراء خارجيين لإجراء التحول إلى مساحة عمل رقمية ناجحة أو الحصول على استشارة حول هذا الموضوع، فانقر هنا وتواصل معنا مباشرة للحصول على مزيد من المعلومات.
