أفضل الحلول لإدارة الوثائق والمحفوظات بالمؤسسات
حلول إدارة البيانات Data Management Solutions
حلول إدارة الوثائق والمحفوظات
في ظل هذا الكم الهائل من الأوراق والملفات والمعاملات المتزايدة بشكل يومي تفقد المنظمة السيطرة على العمل وبالتالي يتم هدر الوقت والجهد علاوة على ضياع وفقدان المعاملات والمستندات المهمة وعدم توفرها وقت الحاجة لها.
من هذا المنطلق أتت التقنية الحديثة لتنظيم وتسهيل وحفظ هذا الكم الهائل من المعلومات من خلال حلول متقدمة تساعد على السيطرة على تدفق المستندات، ومتابعة سيرها، وأرشفتها، واسترجاعها.
“تشكل إدارة الوثائق داخل المؤسسة أهمية كبيرة في تحقيق نجاح المؤسسة وتحقيق أهدافها، نحن نهتم بتوفير الحلول التقنية التي تضطلع بتحول منظومة العمل الورقية والإجراءات داخل المؤسسة إلى بيئة الكترونية متكاملة، تدعم خدمات الأعمال لكل القطاعات وتحقق أقصى فائدة مرجوة وانتاجية عالية مقارنة بالتعاملات التقليدية”.
ماهي الأرشفة الإلكترونية:
الارشفة الإلكترونية هي عملية حفظ المعاملات والمستندات المختلفة (الرقمية والورقية) بما تحويه من معلومات في نظام الكتروني آمن بصيغة رقمية، هذا النوع من حفظ المستندات هو حاجة ناشئة عن التحول الرقمي العالمي حيث تعتبر المعاملات الإلكترونية ممارسة شائعة ومتنامية في كل من القطاعين العام والخاص.
أهمية الأرشفة الإلكترونية للوثائق:
- تسهيل الوصول للوثائق التي تحتاجها.
- تمكين مراجعة الوثائق واسترجاعها بسهولة لأسباب قانونية.
- تحسين حماية وأمن الوثائق المختلفة بتمكين صلاحيات الوصول.
- توفير المساحة في مكان العمل.
- منع فقدان البيانات.
حلول إدارة الوثائق والمحفوظات:
تختار العديد من المنظمات استخدام أنظمة إدارة الوثائق والارشفة الإلكترونية لتخزين وثائقهم وإدارتها والوصول إليها.
تتنوع حلول الارشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق المقدمة من الشركات، وتجد المنظمات صعوبة في التعرف على النظام المناسب لأعمالها، تساعدك حلول الأرشفة الرقمية على:
- التخلص من التطبيقات القديمة
- سهولة البحث عن المعلومات والوصول إليها بشكل أسرع
- ضمان النزاهة للحفاظ على القيمة القانونية
- إدارة أفضل لفترات الاستبقاء والتخزين
- تمكين المكاتب والعمليات غير الورقية
- إدارة بيانات الخصوصية بسهولة
نظام إدارة الوثائق والارشفة الإلكترونية يجب أن يشمل خصائص أساسية وهي:
- سهولة إدارة النظام الفائقة والتعامل معه من قبل الأفراد
- سهولة إنشاء وتعديل الهيكلية والتصنيف من قبل مدير النظام بدون المساس بالمحتويات
- الحرية في توزيع العمليات الإدارية على المستخدمين والمجموعات دون تعارض
- الحد من إهدار الوقت والجهد في عمليات البحث عن الوثائق وتنظيمها
- الحد من فقدان الملفات وتشتتها
- توفير آلية سهلة لاستيراد الملفات
- ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق والمستندات
طلب استشارة أو تدريب
لا تتردد في التواصل معنا لأي استفسار
