في هذا المقال، نشرح أهم ثمان تقنيات للتواصل الفعال في مجال المشاريع وغيرها من المعاملات، كالآتي:
أولها تقليل الغموض
قد يكون أكبر مصدر للغموض هو أن الكلمات قد يكون لها معاني مختلفة اعتمادًا على تجارب الفرد السابقة والسياق أو الثقافة. على سبيل المثال ، قد يعني “الجاف” أنه لا يحتوي على ماء للبعض أو أنه عديم المشاعر ، ويمكن أن يكون الاجتماع “الطريف” إما اجتماعًا مرحًا أو مجرد اجتماع مزعج حسب السياق. في إطار المعاملات ، سيكون من الأهمية بمكان للمدير أن يدرك أولاً أن هناك احتمال لسوء الفهم ويصبح من الواجب طلب التفسير الصحيح.
مصدر آخر شائع للغموض وهو أكثر شيوعًا ، يأتي من أخطاء بسيطة. فقد يؤدي مثلا التفكير في بدائل عديدة إلى ارتباك الشخص وقد يقول كلمة بينما يقصد أخرى. يجب أن يكون المدير الجيد على دراية بمثل هكذا احتمالات ويواجهها. وقد يكون حذف كلمة بسيطة أمرًا مدمرًا. من الأشياء التي قد تساعد في تقليل غموض الاتصالات ، فإن الخطوات التالية مفيدة بشكل عام:
- إعادة “التشغيل” أو إعادة الصياغة حيث يقوم الشخص ببساطة بإعادة صياغة أو إعادة صياغة ما قاله المتحدث ويطلب التأكيد.
- قم بإعادة الكتالة أو التوثيق ، حيث من الأفضل كتابة ملخص موجز وإرساله إلى جميع المعنيين لطلب التعليقات. هذا له العديد من المزايا:
- مزيد من التوضيح
- التحقق من تناسق الأفكار
- إثبات الفكرة بشكل تجريدي رسمي/ بيان بالموقف المقبول كقاعدة يمكن اعتمادها لنتائج أخرى
- توثيق أدلة مع الدروس المستفادة.
- قدم معلومات تمهيدية قبل الدخول في صلب الموضوع. يمكن في كثير من الأحيان مواجهة مشاكل سوء الفهم المحتملة من خلال توفير سياق أوسع يمكن من خلاله فهم الروابط. هذا يقلل من التأويلات الخاطئة لأن التفسيرات ذات الصلة بالسياق فقط ستكون معتمدة. وقد يساعد كذلك أن يطرح المرء أسئلة لفهم السياق.
ثانيا: الأسلوب التوكيدي أو الاعتداد بالذات
تعريفه هو: “التصريح ؛ البيان بشكل واضح”؛ وهذه عادة المدير الجيد. إذا جادلت أو فقدت أعصابك يجب أن تظل هادئا وحازما. ومع ذلك ، قد يرغب المدير الجيد أولاً في التأكيد على ما قيل بإظهار فهم الموقف ، أو ببساطة عن طريق إعادة إلقاءه. بل وربما أعاد صياغة وجهة النظر المخالفة بوضوح ودقة أكثر مضيفا إليها أدلة داعمة ثم اقترح كيفية المضي قدمًا إما عن طريق النظر في الأدلة الداعمة لكلا الرأيين أو عن تأجيل مناقشة القضية لوقت لاحق إذا لم يكن الأمر ملحا .
ثالثا: إدارة المواجهات
عندما تواجه مواجهة صعبة ، من المهم أن تتحلى بالمهنية و ضبط النفس لأنه ، في معظم الأوقات غياب ذلك سيزيد الأمر تعقيدا. على الرغم من أن النقد والانضباط متناقضان في مجال المعاملات وقد تنشأ مواقف صعبة نوعا ما.
في المعاملات الحديثة ،من الأهمية بمكان افتراض سوء الفهم أولا ومن ثم طرح أسئلة من أجل التحقق من المفاهيم. لقد كان من شأن هذه المجاملة البسيطة أن تنقذ العديد من المسؤولين من الكثير من الإحراج في الأطر السابقة.
رابعا: طلب المعلومات
هناك دائمًا طريقتان لطرح أي سؤال: طريقة واحدة (السؤال المغلق) تؤدي إلى إجابة مغلقة (نعم ، لا …). الطريقة الثانية (السؤال المفتوح) ستسلم دور التحدث لشخص آخر وتدفعهم لقول شيء أكثر إفادة بقليل وغالبًا ما يكون مبدعًا.
لسوء الحظ ، في سعينا لتحقيق الكفاءة والسرعة ، يفضل العديد من المدراء الطريقة الأولى.
خامسا: دعهم يتكلمون
الحوار (سواء مُدار أو غير ذلك) هو أكثر من تدفق للمعلومات فقد يضطر المرء أيضًا إلى استلام هذه المعلومات من خلال جذب انتباه وثقة الشخص الآخر. الطريقة الأكثر فعالية لتعزيز الثقة هي إظهار الاهتمام ولفت انتباه الناس. للحصول على شخص ما يمنحك كل معرفته ، يجب أن تمنحه كل انتباهك.
سادسا: السكوت
يعد السكوت أداة فعالة للغاية لجمع المعلومات لأنه يجعل معظم الناس متوترين ويحاولون ملأه ، وهي طريقة ممتازة غير مباشرة لجعل الشخص يتحدث.
سابعا: تلخيص المحتوى
في نهاية الحوار ، يجب عليك أن تتأكد أن لدى الحضور فهمًا واضحًا للنتيجة. على سبيل المثال ، إذا كان هناك قرار ، فكرره بوضوح (فقط للتأكد) : ماذا يجب أن يحدث ومتى. إذا كنت تطرح أسئلة ، فقم بتلخيص الجوانب المهمة (بالنسبة لك) لما تعلمته. انتظر التحقق من الصحة أو التصحيحات قبل إغلاق المناقشة أو الاجتماع.
ثامنا: التواصل غير اللفظي
بالطبع ، كما ذكر العديد من المؤلفين ، فإن الموقف وتعبيرات الوجه والتواصل البصري مهم جدًا (بل هي أكثر أهمية). الاتساق بين الجوانب اللفظية وغير اللفظية والنبرة كلها مهمة. يبدو أن الكثير من الناس لا ينتبهون إلا للكلمات التي يتم نطقها في المحادثة عندما يتم توثيق الجوانب النوعية بشكل متزايد. إن قول “مرحبًا” بابتسامة ونبرة مرحة لا يشبه قولها بابتسامة ونبرة منخفضة. بقدر ما يمكن للأول أن ينشط الفريق ويزيد من فاعليته، فإن الثاني يمكن أن يؤثر فيه سلبا ومن المتوقع من القائد الجيد أن يكون مدركًا للاختلاف وتأثيره!
