نظَّمت شركة ريناد المجد لتقنية المعلومات والاستشارات (RMG) مؤخرًا ورشة عمل عن بُعد بعنوان “التقنيات الحديثة في إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية” في الكلية التقنية للبنات بالرياض، بالتعاون مع مع شركة KAD.
وتناولت الورشة مفهوم إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية في المؤسسات، والتعريف بأهم التقنيات والتحوّلات التي شهدتها هذه الصناعة وصولًا إلى التقنيات الحديثة التي ظهرت ومدى إسهامها في تحسين سير وإدارة منظومة العمل بشكلٍ عام.
وشدَّد المهندس ابراهيم حسين، مدير تقني لدى RMG، على الأهمية البالغة لتلك النُظم وأهمية دمج النُظم الإلكترونية بدلًا من اليدوية التقليدية في متابعة ومعالجة رسائل البريد الوارد والصادر والمراسلات الداخلية والخارجية. أشار كذلك إلى المشاكل التي تترتّب على استخدام النظم اليدوية القديمة، كفقدان المعاملات وتراكمها وعدم القدرة على المتابعة الفعّالة، علاوة على التكاليف المادية والمدة الزمنية التي قد تستغرقها هذه العملية.
وتمتاز نظم إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية الحديثة بأنها تُسهِم في الحصول على المعلومات المتعلقة بالمعاملات وإحالتها بشكل فوري، ونساعد في زيادة الفعالية والإنتاجية وتقليل الأخطاء البشرية، وتُقلّل من الوقت الضائع في متابعة المعاملات، يعزز من وحدة الامر داخل المؤسسة، متابعة أداء الموظفين بشكل أفضل ودقيق.
إذ تؤرشَف وتُجمع وتُخزّن المراسلات والاتصالات بصورةٍ سريعة في منظومة مركزية آمنة مع مراعات وجود مستوياتٍ مختلفة من صلاحيات الوصول الممنوحة للجهات والأفراد، علاوة على إمكانية استرداد الملفات التي تحتاج إليها في أي وقتٍ ومن أي جهاز.
وتهدف التقنيات الحديثة في إدارة المراسلات والاتصالات إلى تطوير بيئة العمل وجعلها أكثر أمانًا من خلال نظام محوسب وفق أفضل المواصفات الفنية والأمنية، بالإضافة إلى توفير الوقت والجهد في متابعة مهام الموظفين داخل المؤسسة، وتسهيل إتمام المراسلات بين مختلف الجهات، وتعزيز المتابعة والرقابة داخل الإدارات والدوائر في المؤسسة.
واختُتِمت ورشة العمل بفتح المجال للمشاركة وطرح أسئلة من الحضور أجاب عنها خبر النظم التقنية في ريناد المجد الذي أثنى على مشاركة الحضور ومنسوبي الكلية التقنية للبنات بالرياض، الفاعلة.
