بات التحول الرقمي هو الشاغل الأكبر لكل المؤسسات اليوم بمختلف مجالاتها في المملكة والعالم بأسره، وذلك يعود للخطر المحدق الذي قد يهدد بزوال المؤسسات مستقبلاً بحال عدم لحاقها بهذه الثورة الرقمية وإجراء عملية التحول الرقمي، فلن يقتصر الأمر على تراجع أرباحها بل قد لا تجد المؤسسة أي طريقة للتعافي من الخسارات التي ستواجهها، وقد تحدثنا أكثر حول هذا الموضوع في مقال سابق يدور حول مستقبل التحول الرقمي وتحدياته في المملكة والعالم.
تبحث المؤسسات اليوم عن كيفية تطبيق تقنيات التحول الرقمي وتنظيمه وإحدى الحلول التي ارتبطت بالتحول الرقمي الناجح كان مكتب التحول الرقمي، وهذا المقال مخصص لفهم ماهية هذا المكتب وأهم أهدافه وكيفية تأسيسه وتطبيقه في المؤسسات والحاجة الملحة لوجوده.
إذاً ما هو مكتب التحول الرقمي
لنتعرف أولاً بشكل مفصل على ما يشير له مكتب التحول الرقمي وتعريفاته الشائعة.
مكتب التحول الرقمي هو مكتب يعمل من المستوى الاستراتيجي إلى المستوى التشغيلي لتحقيق استراتيجية التحول الرقمي المعتمدة والالتزام بخارطة الطريق عبر تطبيق الخطة التنفيذية ضمن إطار زمني محدد بالاعتماد على الموارد المالية والبشرية المتوفرة مع الانتباه إلى توجيه جميع الجهود نحو أهداف التحول الرقمي والبقاء على المسار الصحيح.
إن دور مكتب التحول يمتد إلى ما وراء الحوكمة وتقديم التقارير عن البرامج والمشاريع الجاري تنفيذها، حيث يجب أن يقود مكتب التحول أيضًا تنفيذ وظائف وأنشطة برنامج التحول، وتأمين الاستثمار من أجل إنشائه والإشراف على تطوره للمساهمة في تحقيق الأهداف التنظيمية، كما يعد مكتب التحول مدرب لمساعدة المنظمة على النمو والتحسن مع مسؤولية ضمان عدم خنق الجهود من قبل البيروقراطية القديمة التي ربما تكون الشركة قد اعتادت عليها.
من يجب عليه تأسيس مكتب التحول الرقمي
ينصح الخبراء بتأسيس مكتب التحول الرقمي في المؤسسات المتوسطة والكبيرة والتي تتوجه لتطبيق التحول الرقمي ومهما كان مجال العمل في هذه المؤسسات، لكون عملية التحول الرقمي كما ذكرنا مسبقاً غير مقتصرة على مؤسسات تقنية المعلومات أو المؤسسات التقنية.
كفاءات مكتب التحول الرقمي الأساسية
سيضم مكتب التحول العديد من الكفاءات الأساسية اللازمة للتحول الناجح، بما في ذلك:
- بنية المؤسسة: لتعريف بنية محدثة أو جديدة تمامًا للمؤسسة يمكن من خلالها التخطيط لنشاط التحويل وإبلاغه بوضوح لجميع المعنيين، يتضمن ذلك ضمان التصميم لحماية نزاهته عبر المشاريع والمواءمة مع الرؤية المنصوص عليها في بنية الأعمال.
يعمل هذا الدور الحاسم على مواءمة تقنية المعلومات ووظائف الدعم الأخرى وراء تصميم الأعمال.
- إدارة محفظة المشروع: بما في ذلك تحديد الأولويات لضمان تدفقات الاستثمار إلى المبادرات الأعلى قيمة ولضمان أن طريقة الاستثمار شفافة وتعاونية.
- إدارة المشروع: لتتبع وإدارة التحول أثناء الإبلاغ عن التقدم.
- إدارة التغيير: لضمان قيام المستخدمين وأصحاب المصلحة الآخرين بتبني التغييرات التي يجلبها التحول.
- إدارة تحقيق الفوائد: لضمان أن التنفيذ يحقق الفوائد والنتائج المرجوة، من خلال المراقبة المستمرة للتقدم والتعديل للحفاظ على التسليم في المسار الصحيح.
وظائف مكتب التحول الرقمي
لننظر الآن في الوظائف التي يجب أن يتحمل مسؤوليتها مكتب التحول الرقمي في المؤسسة بشكل موسع والتي تشمل الآتي:
- توفير القيادة لتنفيذ برنامج التحول وتنسيق وتوجيه الأنشطة لتحقيق الأهداف العامة للمنظمة
- تأمين الاستثمار لتنفيذ البرنامج وتعظيم العائد على الاستثمار للمؤسسة
- تطوير استراتيجية المحفظة وخطة التسليم للمشاريع لتتماشى مع الاستراتيجية العامة وخطة المنظمة
- التأكد من تطور المحفظة حسب الحاجة لتعكس التغييرات في الأهداف الاستراتيجية الشاملة وأولويات العمل
- الإشراف على تخصيص الموارد للتأكد من أن توفير الموارد يعكس الطلب والحاجة
- الإشراف على توثيق ممارسات إدارة المحافظ وإعداد بيانات الاستثمار لضمان دقة السجلات والمعلومات وحداثتها
- إعطاء الأولوية للمحفظة الاستثمارية لاعتمادها من قبل مجلس التحول
- قيادة أجندة التحول ومبادرات اكتساب القيمة داخل مكتب التحول لتحقيق الكفاءة باستمرار وإنشاء منصة لزيادة النشاط التجاري
- تحفيز وتشجيع وإلهام تطوير فريق محترف قوي وفعال يعمل بشكل أخلاقي مع تركيزه الواضح على تحقيق النتائج
- نشر المعرفة الرقمية
- دفع عجلة التعاون بين جميع أصحاب المصلحة
- بناء الجسور الداخلية مع مدراء الأقسام المختلفة داخل المؤسسة
- تمكين المبادرات الرقمية عبر تقديم التدريب، الارشاد والتوجيه اللازم
- تقليل مستويات مقاومة التغيير وتقليل المضاعفات والأثار الجانبية.
تحديد العلاقة بين مكتب التحول ومكتب إدارة مشاريع موجود بالمؤسسة
ما يميز مكتب التحول عن معظم مكاتب إدارة المشاريع PMO، هو أنه يتمتع بتفويض لتحويل وإدارة المنظمة رقمياً من داخل C-Suite ، مما يضمن له الأولوية القصوى عند تنفيذ التغيير وإحداثه.
في معظم الجوانب، يتماشى مكتب التحول مع مكتب إدارة المشاريع، كما أن وجوده مؤقت حيث يستمر طوال مدة برنامج التحول الرقمي.
ملاحظة: بمجرد اكتمال التحول، يتم عادة حل مكتب التحول.
في حالة وجود مكتب إدارة المشاريع PMO خاص بالمؤسسة، يحتاج مكتب التحول إلى العمل مع مكتب إدارة المشاريع من أجل ضمان تطبيق نهج وضوابط تسليم مناسبة للغرض من التحول.
الحاجة لوجود مكتب التحول الرقمي
عندما نقوم بمناقشة التحول الرقمي علينا التفكير أولاً في الاستراتيجية، فالتغيير الجوهري الذي سيطرأ على المؤسسة نتيجة التحول الرقمي سيبقى مرتبطاً بشكل أساسي في الاستراتيجية طويلة المدى.
بالنسبة للعديد من المؤسسات اليوم، فإن متطلب التحول أمر بالغ الأهمية لدرجة أن هناك حاجة ملحة لإعادة التفكير في كيفية إدارة المنظمات لمثل هذه المبادرات ذات المهام الحرجة.
تجلب مبادرات التحول طبقة إضافية من التعقيد لا توفرها المشاريع الأخرى وغالبًا ما يكون لها تأثير تخريبي عميق على الديناميكية الهيكلية والثقافية السائدة للمؤسسة.
من المحتمل أن تفشل جهود التحول (وعلى الأرجح ستفشل) إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح وحصري كمجموعة فريدة من المبادرات.
لذلك نجد أن هنالك حاجة ملحة إلى تأسيس مكتب تحول رقمي مخصص، يكون مسؤولاً عن قيادة مبادرات التغيير المعقدة والتي قد تكون آثارها مدمرة للمؤسسة.
لربما تفكر الآن كيف يمكن لك تأسيس مكتب لتحول الرقمي في مؤسستك
بما أن مكتب التحول الرقمي سيكون مؤقتاً ريثما تتم عملية التحول الرقمي بالمؤسسة كما ذكرنا مسبقا، فالحل الأفضل هو استعانتك بخبراء ومتخصصين خارجيين في مجال التحول الرقمي ولديهم تجارب مسبقة حول تأسيس مكتب التحول الرقمي.
تقدم شركة ريناد المجد لتقنية المعلومات مع فريقها الخبير والمتخصص بالتحول الرقمي خدمة تأسيس مكتب التحول الرقمي، وقد تمكنت الشركة بجهود فريقها المميز تطبيق مشاريع عدة في المملكة ونجحت في تأسيس مكتب التحول الرقمي بالعديد من المؤسسات.
يمكنك التواصل معنا مباشرة لطلب استشارة من متخصصي التحول الرقمي لدينا أو طلب الخدمة من هنا
