بدد ظهور جائحة فيروس كورونا في العالم شكوك المنظمات بأهمية التحول الرقمي، وبات التحول الرقمي هو موضع اهتمام والقضية الأولى لمجالس الإدارة في المؤسسات وذلك بعد فشل الكثير من المؤسسات بالإبقاء على أعمالها عن بعد أثناء الجائحة ودفع تلك المؤسسات لإغلاق أبوابها بينما استمرت مؤسسات أخرى نتيجة تحولها رقمياً واستطاعت تحقيق نجاحات مضاعفة بظل الجائحة، فتطبيق التحول الرقمي في المؤسسات أصبح بين عشية وضحاها مرتبطاً ببقاء أو فناء المؤسسة في ظل التسارع الرقمي والأهمية الكبيرة التي أضافها للأعمال والفوائد العظيمة التي عاد بها على المؤسسات التي نجحت في تطبيقه.
في عام 2018، وجدت الأبحاث أن مجالس الإدارة في المؤسسات غير مجهزة بشكل كافٍ للإشراف على التحول الرقمي، وكان بعض المخاوف هو النضج التقني المنخفض، إضافة لمخاوف أخرى تتمثل في الفهم المنخفض لكيفية أن تخلق التقنيات الرقمية قيمة متزايدة لمؤسسة ما، وهذا الأمر ساهم في انتشار مصطلح الحوكمة الفعالة بشكل أوسع، وزاد مسؤولية القادة في المؤسسات وقد تحدثنا في مقال سابق عن القيادة الرقمية لعملية التحول الرقمي
تهدف هذه المقالة إلى رسم صورة لضرورة التحول الرقمي من خلال عدسة الحوكمة، وكذلك لتوضيح ما يمكن لمجلس الإدارة الحديث القيام به في سعيه لتوفير الإشراف المناسب على التحول.
التحول الرقمي والحوكمة
عند الحديث عن التحول الرقمي لا بد من الإشارة بأن التحول الرقمي لا يرتبط بالتقنية فحسب، من المؤكد أن التقنية هي مكون هام لكنها ليست سوى جزء مما يدور حوله التحول الرقمي.
يعد التحول الرقمي نموذجًا أكثر من كونه تقنية، ويمكن أن يُطلق عليه أيضًا تحول الأعمال، ويتضمن فهم كيفية قيام التقنية الرقمية – كعنصر من مكونات نموذج تشغيل المنظمة -بتسهيل نموذج أعمال المنظمة بطريقة تؤدي إلى تجربة عملاء محسنة تؤثر بدورها بشكل إيجابي على أهمية المنظمة واستدامتها.
أما الحوكمة فهي تشمل النظام الذي يتم من خلاله التحكم في المنظمة وتشغيلها، والآليات التي يتم من خلالها مساءلة المنظمة وأفرادها وتتكون من عدة عناصر منها الأخلاق وإدارة المخاطر والامتثال والإدارة.
كما تظهر الدراسات أن أولئك الذين أكدوا الامتثال لقوانين حوكمة الشركات والتي تشير-لمجموعة القواعد والممارسات والعمليات المستخدمة لتوجيه الشركة والتحكم فيها -أظهروا نتائج أفضل للشركات من تلك التي لم تفعل ذلك، إضافة لأنهم تمكنوا من إتمام عملية التحول الرقمي في مؤسساتهم بنجاح.
متطلبات الحوكمة الفعالة للتحول الرقمي
وبالتالي، فإن الآثار المترتبة على الحوكمة الفعالة للتحول الرقمي تمتد عبر المؤسسة بأكملها.
لا يشمل هذا المدى فقط حوكمة الأعمال المنتظمة، بل يشمل مجموعة من متطلبات حوكمة تقنية المعلومات وحوكمة الابتكار وحوكمة البيانات، وهي ثلاثة مجالات لا يكون مجلس الإدارة الحديث مجهزًا بشكل جيد للإشراف عليها .
أولاً: حوكمة تقنية المعلومات
لنتعرف أولاً على معنى حوكمة تقنية المعلومات
إن حوكمة تقنية المعلومات هي عنصر من عناصر حوكمة الشركات، والتي تهدف إلى تحسين الإدارة العامة لتقنية المعلومات واستخلاص قيمة محسنة من الاستثمار في المعلومات والتقنية.
تمكّن أطر حوكمة تقنية المعلومات المؤسسات من إدارة مخاطر تقنيةالمعلومات الخاصة بها بشكل فعال وتضمن أن الأنشطة المرتبطة بالمعلومات والتقنية تتماشى مع أهداف أعمالها العامة.
خمس خطوات لإنشاء نموذج حوكمة تقنية المعلومات
سنذكر الآن خمس خطوات يجب اتباعها لإنشاء نموذج حوكمة تقنية المعلومات وهي كالآتي:
- ابدأ بالأساسيات
الجزء رئيسي في هذه العملية هو تحديد أصحاب المصلحة، من المحتمل أن يكون أصحاب المصلحة هم: مديرو التسويق، أو مدراء تقنية المعلومات، أو بائعو الطرف الثالث ..الخ.
من المهم أيضًا توعية أصحاب المصلحة وأعضاء مجلس الإدارة والموظفين بأساسيات حوكمة الشركات، إن فهم الموظفين لما وراء الحوكمة ولمَ يجب الامتثال لها سيجعل التحول الرقمي وتطبيق نماذج الحوكمة أسهل.
- إعطاء الأولوية لأهداف ومبادرات العمل
ستقود اللجنة التوجيهية هذه الخطوة، وسيكون أعضاء اللجنة قادرين على تطوير الأهداف بناءً على مجالات خبرتهم / إداراتهم ثم العمل معًا لتحديد أي من تلك الاهداف يجب أن يكون التركيز عليها أعلى.
- عمليات التصميم
يمكن لمؤسستك الحصول على ميزة تنافسية إذا كان النظام الصحيح لتحديد الأولويات والحصول على الموافقات في مكانه الصحيح، سيساعد الهيكل القوي والفعال لتدفق الاتصالات على نجاح نموذج الحوكمة الخاص بك.
- تشكيل اللجان
من المهم تعيين الشخص المناسب في المكان المناسب.
تؤدي الأدوار الواضحة والمحددة إلى حدوث ارتباك أقل عند نشر نموذج الحوكمة.
حدد أعضاء اللجنة من الأقسام المختلفة للمؤسسة، وتأكد من تضمين موظف متمرس في تقنية المعلومات في كل منها. سيلعب رعاة المشروع ومكتب إدارة المشروع دورًا حاسمًا من خلال شرح فوائد نموذج الحوكمة الجديد وتأييد المشروع.
- التواصل والحملات
يعتبر هذا الجزء هو الجزء الممتع من العملية! ففي هذه المرحلة سيتعين على الإدارة توعية الفرق ذات الصلة بالعمليات واللجان.
هنا لديك فرصة لتحديد كيفية قبول الحوكمة في جميع أنحاء المنظمة، فمن المهم معرفة ان الموظفون سيستشعرون عدم استثمار الإدارة العليا بشكل كامل في حوكمة تقنية المعلومات
إن عمل حوكمة تقنية المعلومات لا ينتهي بمجرد إنشاء نموذج حوكمة.
لكي يكون تنفيذ حوكمة تقنية المعلومات ناجحًا، فلا بد من:
- إشراك أصحاب المصلحة
- التواصل بشكل منتظم
- خلق ثقافة الشفافية والثقة والمصداقية من خلال نقل المعلومات
- التزام الإدارة العليا
والآن لننظر كيف يمكن أن تساعد الحوكمة في تجنب عوامل فشل مشروع تقنية المعلومات:
- تخصيص الموارد: تعطي الحوكمة الأولوية للموارد، وتحد من النزاعات بين الموظفين، وقد تتخذ قرارات لتوظيف شركات استشارية إذا كانت المبادرة تستدعي ذلك.
- زحف النطاق: تتضمن الحوكمة جيدة التنظيم أصحاب المصلحة المناسبين للتخفيف من الإضافات غير المصرح بها إلى المشاريع.
- اتصال ضعيف: يتم وضع بروتوكولات الاتصال لضمان أن الأطراف ذات الصلة في الحلقة ومحاسبتهم.
- إدارة أصحاب المصلحة: يضع هيكل الحوكمة بوضوح المسؤولية من خلال تحديد صاحب المصلحة مع مجموعة شاملة للرقابة.
- تقديرات غير موثوقة: لجان الحوكمة لديها إدارات مشتركة في الشؤون المالية، ومكتب إدارة المشاريع، وتقنية المعلومات، لذلك تشمل التقديرات جميع وجهات النظر.
- لا توجد إدارة للمخاطر: تتطلب الحوكمة الإبلاغ عن المخاطر جنبًا إلى جنب مع خطط التخفيف من المخاطر
- ثقافة المشروع غير المدعومة: النموذج المبني جيدًا يزيد من المشاركة والالتزام بنجاح المشروع.
كما انه يوجد علامات لحوكمة تقنية المعلومات غير الفعالة
- قيمة منخفضة من استثمارات تقنية المعلومات
- عدم القدرة على تنفيذ استراتيجيات جديدة
- اتخاذ القرار بطيء / متناقض
- الإدارة العليا لا تستطيع تفسير الحوكمة
- المشاريع تتأخر وتتجاوز الميزانية
- ترى الإدارة العليا أن الاستعانة بمصادر خارجية هو حل سريع
- تتغير الحوكمة بشكل متكرر
ثانياً: حوكمة الابتكار
تحتل قضية حوكمة الابتكار مكان الصدارة بالنسبة للمنظمات التي تقوم برحلات تقنية جديدة كالتحول الرقمي، من أجل الحفاظ على استمرارية الملاءمة والاستدامة، وذلك لأن المؤسسات تستثمر أكثر في استكشاف التقنيات الجديدة، وهو استثمار يمكن أن يكون كبيرًا كتكلفة إجمالية للشركة.
بدون الحوكمة الفعالة المناسبة، يمكن أن تتصاعد هذه التكاليف بسرعة في محاولة لإيجاد حالة استخدام صالحة للتقنية الجديدة. تشير الممارسات الناشئة إلى وجود بعدين لحوكمة الابتكار، الأول هو الإشراف على عملية الابتكار، والثاني هو الإشراف على المحتوى الفعلي للابتكار.
لتسهيل التقييم الذاتي، يجب على مجالس الإدارة الإجابة على عدد من الأسئلة
سنذكر الآن عشرة من الأسئلة العملية والتي تمثل ممارسة جيدة في حوكمة الابتكار وهي كالآتي:
- هل وضعنا جدول أعمال للابتكار في كثير من اجتماعاتنا، إن لم يكن معظمها؟
- هل نراجع بانتظام مشاريع الابتكار “التي تحقق النجاح أو الفشل”؟
- هل نراجع ونناقش بانتظام استراتيجية الابتكار للشركة؟
- هل نراجع ونناقش بانتظام مخاطر الابتكار في الشركة؟
- هل نضع أهداف ابتكار محددة للإدارة؟
- هل نراجع قضايا إدارة الابتكار مع الرئيس التنفيذي؟
- هل نتوقع من الإدارة إجراء عمليات تدقيق للابتكار؟
- هل نتوقع من الإدارة تقديم تقرير عن أداء الابتكار؟
- هل نعرف مبتكري الشركة الرئيسيين ونلتقي بهم؟
- هل نأخذ الابتكار في الاعتبار عند تعيين قادة جدد؟
ثالثاً: حوكمة البيانات
يوجد حاجة ملحة في كل الأعمال اليوم لفهم جودة البيانات المستخدمة كمدخلات في التقنيات التحويلية مثل التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي، بالإضافة إلى متطلبات البيانات الوصفية التي تساعد على ضمان تعيين البيانات الصحيحة للتطبيق.
على سبيل المثال: بدون فهم بيانات الإدخال، لا يمكننا الوثوق بمخرجات تطبيقات الذكاء الاصطناعي وقدرتها على اتخاذ القرار من تلك البيانات.
كما أنه يوجد تحديات أخرى تدور حول التحقق من صحة نقل البيانات، وهي عملية تهدف إلى إثبات أن البيانات المستخدمة في التقنية التحويلية هي عرض دقيق للبيانات في أنظمة المصدر، وهو بالمناسبة مطلب تنظيمي للبنوك المهمة عالميًا.
من المهم أيضًا النظر في اعتبارات الخصوصية والأمان لتدفقات البيانات الجديدة، والتي قد تتطلب تغييرات في أنظمة الخصوصية والأمان الحالية.
ستكون هناك حاجة إلى ضمانات لضمان عدم زيادة مخاطر الامتثال أو الأمان أو السمعة بما يتجاوز التحمل المقبول للمخاطر في العملية.
سيعزز إطار حوكمة البيانات المُدار بشكل جيد تحول الأعمال نحو العمل على منصة رقمية على العديد من المستويات داخل المؤسسة:
- الإدارة: بالنسبة للإدارة العليا، سيضمن إطار حوكمة البيانات الإشراف على أصول بيانات الشركة وقيمتها وتأثيرها في العمليات التجارية المتغيرة وفرص السوق
- التمويل: بالنسبة للتمويل، سيضمن إطار حوكمة البيانات إعداد تقارير متسقة ودقيقة
- المبيعات: بالنسبة للمبيعات والتسويق، سيمكن إطار حوكمة البيانات من الحصول على رؤية جديرة بالثقة لتفضيلات العملاء وسلوكهم
- المشتريات: لإدارة سلسلة التوريد والمشتريات، سيعزز إطار حوكمة البيانات مبادرات خفض التكاليف والكفاءة التشغيلية بناءً على استغلال البيانات والتعاون في النظام الايكولوجي للأعمال
- الإنتاج: سيكون إطار حوكمة البيانات ضروريًا للإنتاج في نشر الأتمتة
- القوانين: بالنسبة للقوانين والامتثال، سيكون إطار حوكمة البيانات هو الطريقة الوحيدة لتلبية متطلبات التنظيم المتزايدة
أهداف حوكمة البيانات
فيما يلي بعض أهداف حوكمة البيانات:
- اتخاذ قرارات عمل متسقة وواثقة بناءً على بيانات جديرة بالثقة تتوافق مع جميع الأغراض المختلفة لاستخدام أصول البيانات داخل المؤسسة
- استيفاء المتطلبات التنظيمية وتجنب الغرامات من خلال توثيق نسب أصول البيانات وضوابط الوصول المتعلقة بالبيانات
- تحسين أمن البيانات من خلال إنشاء ملكية البيانات والمسؤوليات ذات الصلة
- تحديد سياسات توزيع البيانات والتحقق منها بما في ذلك الأدوار والمسؤوليات الخاصة بالكيانات الداخلية والخارجية المعنية
- استخدم البيانات لزيادة الأرباح
- تعيين مسؤوليات جودة البيانات من أجل قياس ومتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs لجودة البيانات المتعلقة بالأداء العام داخل المؤسسة
- التخطيط بشكل أفضل من خلال عدم الاضطرار إلى تنقية وتنظيم البيانات لكل غرض من أغراض التخطيط
- التخلص من إعادة العمل من خلال امتلاك أصول بيانات موثوقة وموحدة وقادرة على خدمة أغراض متعددة في العمل
- تحسين فعالية الموظفين من خلال توفير أصول البيانات التي تلبي عتبات جودة البيانات المطلوبة
- التقييم والتحسين من خلال رفع مستوى نضج حوكمة البيانات مرحلة تلو الأخرى
الخلاصة
إن التحول الرقمي ليس رحلة سهلة للمؤسسات بل هو رحلة محفوفة بالتحديات، خصوصاً بحال لم تكن مجالس الإدارة جاهزة بعد للتحول الرقمي، وفي هذه الحالة يمكن القيام بالعديد من الأشياء لزيادة مهارات مجلس الإدارة في هذا الصدد.
الخطوة الأولى هو إدراك أن التحول الرقمي يجب أن يبدأ بتقييم جاهزية المؤسسة وموظفيها له، ويجب أن تكون الخطة هي معالجة هذه الثغرات قبل المضي قدماً بمبادرة ذات أهمية استراتيجية كبيرة مثل التحول الرقمي.
الخطوة التالية هي إدراك أن مكون التقنية يتكون من ثلاثة مجالات رئيسية -تقنية المعلومات والبيانات والابتكار -وأن كل منها سيحتاج إلى الإشراف المناسب (الحوكمة) للتأكد من توافقها جميعًا مع استراتيجية المنظمة، وأن يتم التعامل مع مخاوف الخصوصية والأمان الناشئة بشكل مناسب في هذه العملية.
أخيرًا، يجب إدراك أن مكون تقنية المعلومات هو في الواقع جزء من نطاق التحول الرقمي الشامل، وأن الإشراف المناسب على هذا المكون يحتاج إلى ضمان ليس فقط أن التقنية جيدة ومناسبة للنموذج التشغيلي للمؤسسة، بل أن تدخل
