لأننا نؤمن بأهمية الحفاظ على الأصول المعلوماتية للمؤسسات وحفظها من التلف والضياع وحمايتها من العبث أو التخريب، توجهنا في شركة ريناد المجد لتقنية المعلومات RMG لدراسة المتطلبات الوظيفية والفنية التي تحتاجها المؤسسات اليوم بمختلف القطاعات من أجل إدارة الوثائق والأرشفة ضمن نظام متكامل آمن ويسهل من سير العمل، ونعلن لكم بكل سرور عن إطلاق نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية والذي سيكون ملائماً لمؤسستكم مهما كان حجمها أو مجال عملها، ونرحب باستقبال طلباتكم واستفساراتكم بأي وقت منذ هذه اللحظة.
إن نظم إدارة الوئائق الورقية تتسم بضعف الحماية التي تُوفّرها للبيانات وغيرها من الأصول القيمة، فطالما استمرت المؤسسة في الاعتماد على الوثائق الورقية ستكون مخاطر تعرضها لتلف أو فقدان أو تخريب تلك
الوثائق متزايدة، بالإضافة للتكاليف المرتفعة وصعوبة نقل وإرسال ومعالجة الوثائق وكذلك تتبعها في أقسام المؤسسة المختلفة، فضلاً عن أن المؤسسة التي لا زالت تعتمد على الوثاثق الورقية والأرشفة التقليدية ولا تفكر في المبادرة باستخدام أنظمة الأتمتة ستواجه فشلاً ذريعاً في عملية التحول الرقمي،ناهيك عن الأضرار البيئية التي تسببها استخدام الورقيات.
أما نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية هو نظام برمجي يقوم بإدارة جميع أنواع الوثائق والمستندات الإلكترونية، ومتابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية، والاحتفاظ بإصدارات متعددة منها، من خلال دمج عملية إعداد الوثائق مع أنظمة التشغيل الآلي لخطوات العمل، ما يؤدّي إلى زيادة كفاءة العمليات من حيث التكلفة والإنتاجية، واتخاذ القرارات في الوقت المناسب.
يعتبر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية جزءً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقة بإدارة الأصول الرقمية والوثائق المصوّرة ونُظم سير العمل ونظم إدارة السجلات، التي تُساهم في القضاء على الأعمال الورقية في المؤسسات من خلال توفير خيارات تصوير الوثائق بواسطة المسح الضوئي (OCR)، وإدارة سير العمل.
ما الذي يميز نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية المقدم من RMG؟
يتكون نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية من حزمة مميزة من الخصائص التي تسعى كل مؤسسة لتوفيرها ضمن أعمالها، والتي حرصنا على تضمينها لكم في نظام مركزي واحد آمن والتي تشمل:
1. تسهيل حفظ الوثائق وتصنيفها وفهرستها وإدارتها عن طريق نظام الخزائن
2. سيمكنك النظام من تنفيذ الدورة الكاملة للوثيقة بشكل آلي، ابتداءً من الإنشاء والتخزين، حتى الاسترجاع والإتلاف. كما يمكنك النظام من استعراض التاريخ الكامل للوثيقة، وتتبّع التغييرات التي تمت عليها خلال فترة زمنية محدّدة
3. تسهيل عمليات البحث عن الوثائق أو المعلومات الموجودة ضمن الوثيقة نفسها من خلال استخدامنا لخاصية ال OCR والتي تساهم في فهرسة محتويات الملف الداخلية وجعلها قابلة للبحث فيها، والأهم هو أن هذه الخاصية تدعم الوثائق باللغة العربية
4. استخراج التقارير بأشكال وصيغ مختلفة ودعم أشكال مختلفة لإنشاء الترقيمات الآلية وخيارات واسعة لطباعة وإرفاق الباركود
5. دعم المواسح الضوئية وإمكانية التحكم في صفحات الوثيقة وتصفح الوثائق مباشرة من داخل النظام
6. يتميز النظام باعتماده على الأطر والخواص الخاصة بأمن المعلومات من خلال استخدام التشفير بالإضافة لنظام صلاحيات شامل ومرن يساعدك على ضبط الوصول إلى الوثائق والمستندات
بالإضافة للعديد من الخصائص الأخرى المتقدمة والتي تشمل أدوات تحرير الوثائق وقوالب الوثائق وغيرها، وسنعمل على شرحها لكم بشكل مفصل حال تواصلكم معنا.
كما يسر شركة ريناد المجد لتقنية المعلومات أن تقدم لكم بحال طلبكم لهذا النظام خدمات الصيانة بشكل مجاني لفترة محدودة بالإضافة لخدمات التدريب والتوعية بالنظام للمستخدمين.
للاستفسار أو طلب النظام قم بالاتصال بنا مباشرة من هنا.
